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El Gerente del Proyecto puede solicitar a los miembros del equipo de trabajo un reporte de sus respectivos porcentajes de avance, pero en muchas ocasiones se obtendrá como respuesta un 90% (Una semana es 90%, la semana siguiente es 95%, la siguiente 97%, la siguiente 99%…).

Una mejor manera de obtener la información necesaria es preguntar “¿Cuándo estará finalizado el trabajo?”. De este modo, si una actividad debiese terminar el último día de la semana y el trabajo no está hecho, no se debe preguntar que porcentaje de avance lleva la persona. En lugar, se debe preguntar ¿Cuándo terminarás el trabajo? Con esto se obtendrá información concreta que se puede verter en el cronograma a la vez que se obtiene el compromiso del miembro del equipo en cuanto a la nueva fecha de término. 

En la mayoría de las organizaciones, una vez que el proyecto inicia, el equipo no recopila la información de horas incurridas en cada actividad. A menos de que el seguimiento de horas de esfuerzo sea importante en una organización, el Gerente del Proyecto estará actuando correctamente gestionando el proyecto con base en las fechas límite y no en horas de esfuerzo.

Por ejemplo, digamos que existe una actividad que toma 40 horas y tiene una duración de dos semanas. Si el trabajo es realizado dentro de dos semanas, realmente no importa si se hizo en 35 o 50 horas. Solo sería importante si la diferencia en horas de esfuerzo hubiera causado que otra actividad retrasara su fecha de término. Las horas de esfuerzo son importantes en el proceso de estimación dado que ayudan a establecer las fechas de término y ayudan a balancear las cargas de trabajo, pero una vez que se ha asignado el trabajo, lo más importante debe ser entregar oportunamente el producto.

Existe una excepción importante. Si el trabajo es realizado por un recurso al que se está compensando por hora, es muy importante gestionar por Horas de Esfuerzo y Fecha de término. Entonces si será importante si la actividad fue realizada en 40 o 50 horas, dado que esto representa un costo adicional al proyecto.

Un hito es un evento programado que significa la terminación de un entregable mayor o un conjunto de entregables relacionados. Un hito, por definición, tiene una duración de cero o lo que es lo mismo, no tiene un esfuerzo asociado. Los hitos son grandiosos para los administradores de proyecto y para sus patrocinadores debido a que proporcionan una oportunidad de validar el estado actual del proyecto y cómo se ve el futuro.

Si el hito es suficientemente importante usted podría ejecutar una revisión de fin de fase. Sin embargo, muchos hitos representan el completar pequeños entregables o componentes de entregables y no se llegan al nivel de sostener una revisión de fin de fase completa.  

En particular, se pueden realizar las siguientes actividades en cada hito:

• Validar que el trabajo realizado hasta este punto es correcto y preciso. El cliente debe haber aprobado cualquier entregable externo realizado hasta el momento.
• Asegurar que el resto del cronograma del proyecto incluye todas las actividades necesarias para completar el proyecto.
• Verificar el esfuerzo, duración y estimaciones de costo para el trabajo restante. Basado en el trabajo anterior finalizado a la fecha, se debe tener una mejor sensibilidad respecto a si las estimaciones restantes son precisas. Si no lo son, se tendrá que modificar el cronograma. Si se prevé que no se cumplirán las fechas límite o el presupuesto, se deberá manejar como incidente y resolver los problemas a la mayor brevedad.
• Emitir un comunicado formal en donde se hable del estado del proyecto hasta este punto, de acuerdo con el Plan Gestión de Comunicación.
• Evaluar el plan de riesgo para asegurar que se han manejado y mitigado adecuadamente. Así como conducir una nueva evaluación de riesgos con el fin de identificar los nuevos que pudieran haber surgido.
• Actualizar todos los demás documentos y bitácoras del proyecto.

Estas actividades deberán ser conducidas regularmente, pero un hito es una buena oportunidad para poner todo al corriente, validar hasta donde se ha llegado, clarificar cuales son los últimos pasos y estar preparado para continuar adelante.

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