Presentar los avances de un proyecto
Como líder de proyecto, resulta una tarea común presentar los avances del mismo, por lo cual se debe tener bien definida esta actividad, pues resulta común que los interesados del proyecto nos cuestionen: ¿Cómo va el proyecto? Ante esta interrogante todos quisiéramos responder: “Muy bien”, pero, realmente qué significa ir bien o mal.
Para poder dar seguimiento a nuestros proyectos y hacer frente a este cuestionamiento con argumentos sólidos, es importante contar con un reporte actualizado de avance de proyecto. Dicho reporte, recopila los datos reales de ejecución de un cronograma, lo que nos va a permitir comparar con la planeación inicial del proyecto y realmente medir avances.
Tener una medición semanal es una tarea imperiosa para el líder de proyecto, pues es su deber estar atento a que la planeación inicial se ejecute en los tiempos y costos estimados. Pero además de esto, es común que de forma periódica se tenga que hacer una presentación de los avances, ya sea para el cliente, los patrocinadores e incluso, los colaboradores del equipo de trabajo.
La presentación del avance del proyecto puede ser un Power Point o un reporte con un formato pre-establecido, pero lo importante es el contenido, para lo cual recomendamos contemplar por lo menos los siguientes puntos:
• Período a mostrar. Se requiere definir la fecha inicial y final correspondiente a la presentación que se va a mostrar.
• Acuerdos del período anterior. Si en un periodo anterior hubo una presentación de avance se deben conocer los acuerdos a los que se llegaron, esto es para comenzar dando seguimiento a lo ya acordado.
• Indicadores. Es en este momento es donde se presentan las métricas de avance, comparadas con lo planificado.
• Desviaciones y correcciones. Se pasa a hablar de forma detallada sobre aquellas tareas que presentaron desviaciones, así como las correcciones que se están implementando o se implementarán para corregirlas.
• Logros. A manera de lista se debe presentar los logros obtenidos en este periodo.
• Incidentes y solicitudes de cambio. Es importante mencionar los incidentes que de algún modo tuvieron alguna repercusión en el desarrollo del proyecto. Así como también presentar las solicitudes de cambio junto con el impacto que tendrán en el cronograma.
• Compromisos para el próximo periodo. Se presentan proyecciones de los logros que se pretenden alcanzar en el siguiente periodo y los responsables de cada uno de ellos.
• Riesgos para el próximo periodo. También es importante comentar los riesgos que se alcanzan a proyectar en el siguiente periodo y que sin duda pueden impactar en los compromisos.
La forma en que se presenten los avances de proyecto puede variar, pero de los puntos anteriores podemos tomar algunas ideas para que la siguiente vez que nos pregunten ¿Cómo va el proyecto? Nuestra respuesta sea: “Tengo una presentación del avance que te quiero mostrar”
Te invitamos a que nos compartas cómo recopilas y presentas la información de avance de un proyecto.
Sobre el autor: Omar García
