Reuniones diarias de pie para conseguir un Sprint
“Un sprint suele durar entre una y seis semanas durante las cuales el equipo Scrum trabaja en la creación de Entregables (del inglés deliverables) en incrementos del producto potencialmente listos. Durante el sprint, se llevan a cabo reuniones diarias de pie, muy breves y concretas (conocidas en inglés como Daily Standup Meeting —reuniones rápidas e informales en donde todos los asistentes están de pie a fin de que sean breves)” –Guía SBOK 2016.
En un artículo anterior compartimos la definición de qué es un Sprint y cómo nos puede ayudar a dividir un proyecto en pequeños mini proyectos que son más fáciles de manejar. En esta ocasión, el objetivo de este artículo es conocer cómo vamos a controlar los Sprint para que cumplan con lo planeado, específicamente a través del Scrum Diaro (Daily Scrum).
Si tomamos en cuenta que un sprint tiene una duración en promedio de un mes, debemos optimizar el tiempo al máximo y evitar a toda costa esas reuniones de seguimiento que pueden prolongarse por horas y horas. Ya en un artículo anterior habíamos comentado sobre lo poco productivas que pueden llegar a ser estas reuniones.
Para evitar esas reuniones prolongadas, Scrum contempla reuniones diarias de pie, en inglés Daily Standup Meetings. Estas reuniones se llevan a cabo diariamente, son altamente focalizadas con un bloque de tiempo asignado. El objetivo de estas reuniones es que el equipo Scrum se ponga al tanto de los progresos y sobre cualquier impedimento que pudieran enfrentar.
De acuerdo a scrumguides.org: “El Scrum Diario es una reunión con un bloque de tiempo de 15 minutos para que el Equipo de Desarrollo sincronice sus actividades y cree un plan para las siguientes 24 horas.”. En estas reuniones todos los presentes se encuentran de pie y dan un reporte sobre su progreso en el Sprint. Aunque es importante que todos los integrantes del equipo Scrum estén presentes, la reunión no se cancela ni se retrasa por alguno de ellos. Otra característica importante es que el Scrum Diario se realiza a la misma hora y en el mismo lugar todos los días para reducir la complejidad.
En el Scrum Diario cada miembro del equipo Scrum brinda información en forma de respuesta a tres preguntas específicas:
1. ¿Qué terminé ayer?
2. ¿Qué terminaré hoy?
3. ¿Qué impedimentos u obstáculos (si los hubiera) estoy enfrentando en la actualidad?
Las respuestas deben ser concretas y específicamente en el caso de las primeras dos preguntas, se recomienda que sean cuantificables para así poder determinar el avance y evitar entrar en detalles cualitativos. Al finalizar estas reuniones es común, que de manera más personalizada, aquellas personas que desean profundizar en algún tema en particular se reúnen, ya sin tener presentes a aquellos miembros del equipo que no sea necesario.
Uno de los principales problemas en todo proyecto es la comunicación, a veces porque en las reuniones de trabajo muy cómodamente desde nuestro asiento hablamos y hablamos, sin realmente comunicar nada sustancial para el proyecto. Otras veces porque guardamos silencio mientras los días, las semanas e incluso los meses, avanzan, sin comunicar los problemas que nos están impidiendo avanzar con nuestras actividades dentro del proyecto. Estas situaciones buscan minimizarse casi por completo con las reuniones diarias de pie.
Los Scrum Diarios mejoran la comunicación, optimizan los tiempos, promueven la toma de decisiones rápida y facilitan monitorear y medir los avances del proyecto. Estas reuniones son ampliamente recomendables.
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Sobre el autor: Omar García
