Es un hecho que en materia de Gerencia de Proyectos, no existe un acuerdo único ni una definición clara. En algunas organizaciones, se encuentran personas con el título de Gerente de Proyecto. En otras, es posible que Analistas de Sistemas o Desarrolladores Senior, asuman la función de Gerente de Proyecto.

En empresas, que no cuentan con un Gerente de Proyectos de tiempo completo, alguien juega ese papel. En otras, el Gerente de Proyecto funge un tiempo como tal y luego se integra como un miembro más del equipo. Si posteriormente vuelve a tomar la posición de Gerente de Proyecto, es entonces cuando tiene sentido asignar a una persona con este título, de tiempo completo.

Las responsabilidades del Gerente de Proyecto son bastante similares en distintas empresas. Sin embargo, quien ostenta esta función o título, tiene también un conjunto básico de actividades y responsabilidades. A pesar de que múltiples escritos describen estas responsabilidades desde distintas perspectivas, casi todas coinciden en dos grandes áreas.

Esto incluye la definición y la planeación del proyecto y, por supuesto las cuestiones de, alcance, manejo del riesgo, comunicación, etc.

Además de las habilidades en el proceso, un buen Gerente de Proyectos debe tener habilidades del trato con la gente. Estas incluyen el liderazgo, motivación, comunicación efectiva, retro alimentación sobre el desempeño, capacidad de escuchar, etc. Considere que las habilidades básicas de Gestión con la Gente no incluyen la contratación o despido.

La mayoría de los Gerentes de Proyecto están de acuerdo en asumir las responsabilidades sobre el Proceso y la Gestión con las personas. Sin embargo, las empresas tienen diferentes formas para asignar autoridad al papel de un Gerente de Proyecto. El PMI a través del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ha identificado cinco tipos de autoridad para la Gestión de Proyectos.

En un extremo de esta línea de autoridad están quienes manejan los proyectos de tiempo parcial, con poderes limitados para coordinar la carga de trabajo del equipo y notificarles cuando hay problemas potenciales. En el otro extremo se encuentra el Gerente de Proyecto con autoridad total, tanto del proyecto como de la gente. Entre los extremos existen otros tipos de Gerentes con distintos niveles de autoridad para hacer las cosas de forma independiente.

No hay nada malo en auto nombrarse Director de Proyecto o Líder del Equipo, incluso si el nivel de autoridad es baja. Lo más importante es reconocer el nivel de autoridad y determinar la mejor manera de gestionar y llevar el proyecto a buen término y concluirlo con éxito.

Para ejemplificar imagine un cambio en el alcance del Proyecto. Todo Gerente de Proyecto debe reconocer cuando se produce un cambio de esta naturaleza y además ser capaz de documentar los beneficios del cambio y su impacto en el Proyecto.

Un Gerente de Proyecto con poca autoridad, puede documentar todas las solicitudes de cambio en el alcance y presentarlas al patrocinador para su resolución. Un Gerente con mayor autoridad, puede aprobar el cambio de alcance mientras el impacto caiga dentro de un ámbito determinado. En ambos casos, el Gerente del Proyecto gestiona la solicitud de cambio de alcance.

La diferencia radica en cuánta autoridad tiene un Gerente para tomar las decisiones finales.

Esto pasa con la comunicación, la gestión de riesgos y de la calidad, etc. Como primer paso, se debe comprender el nivel de autoridad que se tiene, y luego determinar los procedimientos de gestión de proyectos necesarios para hacer las cosas. Es de sorprender que muy pocos Gerentes tienen todo el control del Proyecto. Es más común que el Gerente del Proyecto tenga un control limitado sobre las personas, los procesos y los recursos.

En cambio, en muchas casos, para tomar decisiones finales, se debe ver al Gerente funcional, al Cliente patrocinador, al Comité de Dirección, etc.

Al final, entre más experiencia y más éxito se tenga, más autoridad se gana. A menos que sus Gerentes estén negados para el control, por lo general delegarán la autoridad de la rutina de la Gestión de Proyectos.

Ellos sólo necesitan un grado mínimo de confianza para tomar un papel menos activo, entonces, como Gerente de Proyecto podrá desarrollar la Gestión de Proyectos con más autoridad para tomar decisiones.

La mayoría de los Gerentes de Proyecto tienen límites en su capacidad para actuar en forma independiente. Incluso dentro de las empresas se encuentran algunos Gerentes de Proyecto con mayor autoridad que otros.