Seis razones por las cuales tu organización necesita una Oficina de Proyectos (PMO)
Por Jorge Valdés Garciatorres, PMP.
La Dirección de Proyectos es una disciplina compleja en un mundo cada vez más complejo, variable, incierto y ambiguo. Las organizaciones que han alcanzado cierto nivel de crecimiento, requieren manejar más proyectos para capitalizar nuevas oportunidades de negocio o bien, atender las áreas de oportunidad que se van identificando cada día con la operación.
Una Oficina de Proyectos o PMO por sus siglas en inglés, solía ser, hace 4 o 5 años, un concepto innovador para compañías con visión a futuro. Ahora es una parte indispensable en la mayoría de las compañías. Las PMOs ayudan a que los proyectos sean más exitosos. Y los proyectos son la forma en la que las organizaciones logran sus metas y estrategias, que, si no son gobernadas centralmente, es común que deriven en gastos excesivos, falta de información, roces entre los distintos participantes y áreas, así como duplicidad de trabajo y retrabajos. Es por ello que comparto seis razones por las que cualquier organización podría mejorar sus aspectos sustantivos a través de la creación de una PMO:
1. Metodología consistente. La pesadilla de muchas organizaciones es cuando los departamentos o grupos desarrollan sus propios métodos para completar los proyectos. Algunos procesos pueden funcionar maravillosamente, y otros pueden ser desastrosos; El punto es que ninguno es consistente con el resto de la organización.
Esta problemática se resuelve creando una metodología común de Dirección de Proyectos. Típicamente, una PMO administra la metodología a través de procesos formales, que todos en la compañía hablen el mismo lenguaje y sigan procesos consistentes.
Esto además de facilitar el análisis y la síntesis de información para la alta dirección, favorece la productividad pues al hablar el mismo idioma es muy probable que los colaboradores logren acuerdos de manera más rápida lo que reduce el tiempo requerido para arrancar y cerrar proyectos.
2. Economía en escala. No es raro que una compañía tenga media docena de aplicaciones de dirección de proyectos, cada una con su propio costo de implementación y capacitación de personal. Una PMO implementa soluciones para toda la compañía que son accesibles y sostenibles.
Esta medida también abona al tema de la productividad y por supuesto al ahorro de licenciamiento en cualquiera de sus modalidades.
3. Opiniones objetivas. Los departamentos que dirigen sus propios proyectos pueden ser comparados a veces con un zorro a la expectativa. El o los patrocinadores del proyecto pueden estar buscando conocer el estado actual de un proyecto pero, el gerente del proyecto puede maquillar un poco la verdad para que su departamento sea visto con buenos ojos. Una PMO brinda una opinión imparcial y objetiva con respecto al estado de los proyectos. Esto es invaluable para los interesados del proyecto y los directores.
Más allá de eso, la PMO puede convertirse en un centro de acompañamiento, que ayude a los distintos responsables de los proyectos a entender por qué su proyecto presenta desviaciones y qué medidas pueden ser instrumentadas para recuperar las desviaciones identificadas lo antes posible.
4. Mejora continua. Una PMO está siempre en la búsqueda de nuevas y mejores maneras de hacer las cosas. Tienen el beneficio de agregar lecciones aprendidas de proyectos pasados y la misión de implementar esas mejores prácticas en toda la organización.
Además la PMO tiene la obligación de involucrar a todos los usuarios en el uso de la metodología, esto implica tener un buzón continuo de sugerencias de mejora. Un buen principio de calidad es “la adecuación al uso” y esto implica tener la mente abierta tanto para escuchar sugerencias , como para aclarar dudas y en función de ellas notificar la aceptación o rechazo, entre otras cosas.
En función de este proceso de dialogo corporativo continuo, la PMO puede identificar el nivel de dominio que tienen los colaboradores y con ello identificar las incontables oportunidades para que éstos continúen su educación y lleven sus nuevos conocimientos a los proyectos en que participan.
5. Trascendencia departamental. “¿Por qué no podemos llevarnos todos bien?” es una de las quejas más comunes en muchas compañías. Un departamento puede confrontar a otro por requerimientos irreales o plazos de tiempo irrazonables. Una PMO puede interceder su disputa y mantener a todos enfocados en la meta. Los miembros de la PMO pueden facilitar sesiones entre los departamentos con el propósito de identificar la causa o raíz de los incidentes y llegar a alternativas de soluciones consensuadas y asertivas.
6. Reducción de costos. Todos los beneficios de una PMO descritos anteriormente se realizan al fin y al cabo. Como no se hacen gastos innecesarios, como pagar por varias versiones del software equivalente y como esos, se eliminan todo tipo de desperdicios. Los ahorros reales derivados de que los recursos pueden hacer su trabajo más rápido, pronto representarán beneficios financieros para la organización.
Adicionalmente ¿Cuál es el precio de que todos se lleven mejor y trabajen de manera cohesiva?… Esto no tiene precio.
Puedes beneficiarte con un PMO sin importar el tamaño de tu compañía. Aunque es más probable que las compañías grandes se beneficien en formas más exponenciales. Una pequeña pero creciente compañía requiere tener al menos el espíritu de una PMO. Es más fácil asentar las bases cuando es pequeña que tener que regresar e implementar una PMO después.
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