Este artículo se tomó del sitio nobl.io, se tradujo y se le hicieron algunos ajustes para la comunidad de habla hispana. Al leerlo, encontré consejos muy prácticos e interesantes.

Aunque escribí para pedir permiso de traducirlo y publicarlo, jamás recibí respuesta, no obstante, y dada la situación que abraza a nuestra sociedad, decidí correr el riesgo de publicarlo.

Espero que lo encuentren tan interesante como yo.

Antecedentes

Es posible que muchas empresas de todo el mundo tengan que pasar a trabajar a distancia, y rápidamente, dada la creciente preocupación por el coronavirus.

Hace apenas unas horas, los Centros para el Control de Enfermedades de EE.UU. emitieron una declaración que decía que los estadounidenses deben prepararse para una “perturbación significativa” debido al coronavirus COVID-2019. En una entrevista adicional, la Dra. Nancy Messonnier, directora del Centro Nacional de Inmunización y Enfermedades Respiratorias de los CDC, dijo a los periodistas “Ahora es el momento de que las empresas, los hospitales, las comunidades, las escuelas y la gente común comiencen a prepararse“.

Para las empresas que no pueden permitirse el lujo de simplemente cerrar las operaciones por un período de tiempo desconocido, esto significa cambiar la mayoría de su fuerza de trabajo a una modalidad de trabajo a distancia, y rápidamente.

Esto ya ha sucedido en China y partes de Asia. Alrededor de 60 millones de personas en China han sido puestas bajo cierre total o parcial desde enero, mientras el gobierno intentaba contener el brote. CNN Business apodó a esto como, “el mayor experimento de trabajo a distancia del mundo“. Por supuesto, a medida que el virus se propaga, el tamaño del experimento también se escalará.

Para ayudar a preparar su organización para el trabajo a distancia, posiblemente de la noche a la mañana, hemos recogido los pasos más esenciales a tomar y las consideraciones a sopesar.

Políticas

Si no tienes ya alguna forma de política de trabajo a distancia/flexible, ahora es el momento de redactar una. Para los que no han iniciado, sugerimos una política de trabajo temporal desde casa que puede ser terminada o modificada una vez que esta situación sea controlada. Hay plantillas como esta de Hubspot que puede encontrar en línea y adaptar, pero asegúrese de que su política incluya estos elementos:

1.- Propósito claro: Trabajar a distancia durante una pandemia no solo asegura la seguridad económica de los colaboradores y la organización, al contribuir a que el negocio siga operando, esta estrategia es más importante para la salud y seguridad de los colaboradores y clientes, así como sus familias y comunidades.

2.- Elegibilidad: Debido a la naturaleza de cada negocio, no todos los roles son aptos para trabajar a distancia. Define claramente a qué sectores de tu organización aplica esta política.

3.- Consideraciones de equipo y suministros: Los colaboradores pueden necesitar adquirir equipo adicional para trabajar efectivamente desde localidades remotas (audífonos, velocidad a Internet, etc.), así que determina un presupuesto máximo por persona para estas compras.

4.- Proceso de aprobación: Define si los colaboradores deben obtener aprobación para trabajar a distancia y la forma en que pueden adquirir equipo adicional o recursos por cualquier requerimiento especial.

5.- Un recordatorio de políticas existentes:  No dejes de recordar a tus colaboradores que las políticas existentes actualmente como no – acoso, bullying, mobbing – ciberseguridad entre otras, deben de continuar vigentes y ser seguidas, aun trabajando desde casa. La xenofobia y diferencias de opinión suelen incrementar desproporcionalmente en estas crisis. La forma de proteger a tus colaboradores es declararte en contra de estas actitudes de intimidación e ignorancia y mostrar cero tolerancias si son detectados.

Para los colaboradores que no resulten elegibles para trabajar de forma remota, vale la pena revisar la política de ausencia por enfermedad. En este sentido, el Center for Desease and Control Prevention ha integrado una lista de recomendaciones para colaboradores, que se centra en el coronavirus. Esto incluye consideraciones para aquellos colaboradores que tengan que ausentarse de la oficina por la necesidad de cuidar a algún familiar que esté enfermo.

Sistemas de trabajo

Un trabajador remoto requiere un conjunto de herramientas para funcionar efectivamente:

1.- Acceso: Trabaja con tu área de TI para asegurar que haya acceso remoto seguro a cualquier archivo existente, así como a los servicios internos que tus colaboradores necesitan. Esto puede requerir una VPN lo que también puede requerir una breve capacitación a tu equipo respecto a cómo instalar, configurar y usar la VPN.

2.- Colaboración: El trabajo remoto a menudo requiere un conjunto diferente de herramientas que a las usadas durante la estancia en la oficina. Por ejemplo, el correo puede ser suficiente cuando tienes oportunidad de moverte a preguntar alguna duda o disparar una reunión espontánea para aclarar dudas o resolver algún incidente. Desde casa, vas a necesitar algún software de colaboración a distancia que funcione muy bien con mensajería instantánea y tenga otras funciones de colaboración. Una muy buena opción para esto y de costo muy accesible es Samepage. Es una herramienta intuitiva, poderosa y a muy buen precio. Con esta herramienta puedes resolver TODAS tus necesidades de trabajo a distancia si tienes conexión. No necesitas más.

3.- Transparencia: Adicionalmente a la comunicación, necesitas que tus proyectos sigan funcionando, ya sea que estés en la etapa de planeación o que ya estén en ejecución y monitoreo, esto es un nivel de colaboración más avanzado que también Samepage te puede ayudar a resolver. Una herramienta de este tipo te puede ayudar a mantener a todos alineados respecto a lo que está sucediendo y lo que se espera de ellos. Esto es especialmente cierto para proyectos complejos y cros-funcionales.

Dada la naturaleza de necesitar estas herramientas ahora, el proceso típico de compras de TI es menos probable que funcione. Nuestra recomendación es que aproveches este periodo “forzoso” de trabajo a distancia como un periodo de pruebas piloto para estas herramientas.

Pide a tus equipos que trabajen juntos rápido para seleccionar una herramienta a probar y escucha la retroalimentación que tienen tan pronto empiecen a usarla. Si estás totalmente confundido por el rango de opciones, nosotros sugerimos empezar por Samepage, lo que permite colaborar en tiempo real en tareas, proyectos, documentos, hojas de cálculo, diagramas, presentaciones entre otras. Adicionalmente cuenta con la funcionalidad de chat y vídeo conferencias, por lo que es una herramienta redonda. Por si eso fuera poco, tienes control absoluto de los niveles de acceso a la información.

Sistema humano social

Las políticas son fáciles de desarrollar y las herramientas son fáciles de adquirir, sin embargo, la gente, que es quien habilita la posibilidad de implementar esta modalidad de trabajo, es un poco más compleja. Es preciso generar consciencia de las razones para desplegar esto con urgencia y manejar las expectativas pues al inicio, este esquema seguramente va a requerir un periodo de calibración y de aprender nuevos hábitos de trabajo. Algunos consejos para manejar el aspecto humano social de esta implementación:

1.- Reconoce que el cambio representa una pérdida. Estamos viviendo tiempos particularmente inciertos, con consecuencias aterradoras, así que recuerda que este movimiento hacia el trabajo a distancia, no se trata solo de cambiar a trabajar desde casa. Espera que tus colegas tengan un sentimiento de pérdida, por el solo hecho de moverse de la oficina al trabajo remoto (incluso si inicialmente amaron la idea), pero también tienes que esperar que otros sentimientos inunden sus días, particularmente si tienen que trabajar desde casa y están solos. Así que establece un mecanismo de registro diario y de tocar base en intervalos razonables con tu equipo. Establece el concepto del amigo remoto, en donde los colegas de la organización son aleatoriamente organizados en parejas para tomar un café virtual o hagan un lunch a distancia. En slack por ejemplo hay un componente que se llama DONUT que te ayuda a organizar esta conexión aleatoria entre compañeros de trabajo.

2.- Haz una sesión rápida con tu capa gerencial de cómo liderar equipos virtuales. Primero, los gerentes necesitan sentirse cómodos en cualquier nuevo sistema que se les pida usar, así que asigna tiempo para dar una capacitación básica. Después, los gerentes necesitan establecer expectativas claras con sus equipos acerca del trabajo a distancia.

Por ejemplo:  Jeff Haden en Inc.com lo reduce a tres requerimientos:   Haz tu trabajo, mantente disponible (en horario laboral) y sobre-comunica.

3.- Ayuda a tus gerentes a entender que las “viejas” reglas que aplicaban se pueden traducir fácilmente a ambientes digitales. Por ejemplo; rara vez debes reprimir a un colaborador en un espacio público, así que esta regla síguela aplicando en canales públicos digitales. En lugar de ello, utiliza las opciones de comunicación de chat uno a uno.

4.- La urgencia más fuerte cuando se trabaja de manera virtual es micro-administrar y esto es a la vez el factor que más rápido deteriora el espíritu de equipo y la confianza. En este sentido, es mejor definir un plan de checkpoints en donde la gente se reporte regularmente y, por mucha que sea la ansiedad del cuerpo gerencial, fomenta el que se apeguen a este acuerdo.

5.- Aconseja a tu cuerpo gerencial que provean soporte adicional a las personas que sean particularmente vulnerables a esta epidemia. Primero reconoce a las personas que tienen a alguien que cuidar (particularmente papás), tendrá más complicado el trabajar desde casa, si las escuelas y guarderías dejan de funcionar. Quizás debido a esto no puedan tener buena oportunidad al contestar y pueden requerir ayuda adicional en casa.

Por otra parte, la gente de Asia está ya sufriendo cierto grado de discriminación y rechazo como resultado del coronavirus y es crítico vigilar este tipo de cuestiones tanto en el espacio laboral como fuera de éste. Censar con frecuencia a los colaboradores acerca de sus experiencias en este sentido nos ayudará a entender si este tipo de comportamientos les están afectando.

6.- Aligera tus ritmos y rituales compartidos como empresa. Una de las partes más complicadas de trabajar a distancia, es la pérdida de hábitos y rituales compartidos. Ayuda a que tu gente esté conectada a tu cultura y entre ellos, al asegurar que aun hay actividades como juntas y talleres, reuniones 1 a 1, todo a través de las “nuevas” herramientas de trabajo. Si estás empezando de cero, quizás te sea de utilidad ver este artículo sobre el team tempo, que incluye una tipología de juntas y algunas plantillas que te pueden ser útiles.

7.- Considera nuevas normas digitales alineadas a tu cultura. En la medida en que tus interacciones son manejadas a través de herramientas digitales, es importante usarlas de tal forma que sigan siendo significativas y mantengan tus valores como organización. Si quieres retener tu cultura cálida y amigable, fomenta y modela el comportamiento con gifs animados, por ejemplo.

Podríamos estar ante una revolución del trabajo a distancia

Obviamente nadie le da la bienvenida a una epidemia o elegirá mantenerse aislado debido a esta condición. Como lo expresaron en CNN, este va a ser el experimento más grande que se haya realizado en la historia respecto al trabajo desde casa. Muchas empresas que nacieron primero remotas o que han transitado a esa forma de trabajo, expresan su punto de vista y defienden los beneficios de esta forma de trabajo tanto para la organización como para las personas. Tu organización puede encontrar, a través de esta experiencia, que el trabajo remoto es el futuro del trabajo para ti. Una vez que todo esto termine, sugerimos que selecciones un numero aleatorio de colaboradores y conduzcas una retrospectiva de su experiencia, con el fin de aprender qué funcionó y qué puede mejorarse.

Artículo adaptado de: Going Remote Overnight: Preparing for the Coronavirus.

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