Por: José Luis Pérez, SPOC,  SMC

La comunicación es uno de los retos más importantes para todo ejecutivo y más aún para los líderes de proyectos para lograr que las cosas se hagan, ya que no es simplemente enviar un mensaje, sino que involucra el entendimiento por parte de quien o quienes reciben el mensaje.

Los invito a que me acompañen a identificar los elementos clave que se deben considerar para desarrollar y mantener una comunicación efectiva en el entorno de los proyectos.

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La comunicación efectiva busca que la persona que emite el mensaje lo realice de forma clara, de forma directa y que no quede lugar a confusiones o malos entendidos, busca que la persona que recibe el mensaje procese la información en términos que pueda entender y dar retroalimentación sobre el mensaje que ha comprendido.

La comunicación efectiva se resume en que lo valioso del proceso no es lo que digo, sino lo que entiende mi interlocutor.

Anthony Robbins dice en una de sus frases motivadoras: “Para comunicarse de forma efectiva, debemos darnos cuenta de que cada uno de nosotros percibe el mundo de diferente manera y debemos utilizar ese conocimiento como guía para comunicarnos con los demás”.

Conocer al interlocutor en términos de sus características, cultura, tipo de liderazgo, estilo de pensamiento, entre otras, ayuda mucho para que la persona que emite el mensaje pueda diseñar la mejor forma de transmitir su mensaje ya sea este, escrito, verbal o por medio de ayudas visuales.

El esquema del proceso de comunicación reconoce varios elementos que debemos considerar y adoptar roles para que la comunicación sea realmente efectiva, los elementos que se identifican son el Emisor del mensaje, el Receptor del mensaje, el mensaje en sí mismo, el código, el cual se refiere al lenguaje determinado que se utiliza para crear el mensaje, el canal que se refiere al vehículo que transporta el mensaje, las barreras a las que se enfrentan los participantes, como actitudes personales, ruidos y por último la retroalimentación, que se refiere al mensaje de vuelta para confirmar la comunicación.

Cuando somos líderes de proyecto, o líderes de áreas funcionales debemos dominar los elementos clave que permitirán que la comunicación sea efectiva, los cuales son:

Etapa de Preparación

Identificar a los interlocutores: Interesados clave del proyecto, en el caso de los líderes de proyecto, o personal operativo, personal administrativo, alta gerencia, en el caso de los ejecutivos de áreas funcionales.

Identificación del tipo de información a transmitir: En esta etapa se decide y se construyen los materiales que se utilizarán para transmitir el mensaje, se define en el caso de los líderes de proyecto la matriz de comunicación donde se indican, además, el medio y la frecuencia a ser transmitidos estos materiales.

Etapa de Transmisión

Para que un mensaje sea eficaz se deberán describir los siguientes elementos clave:

• Claridad
• Precisión
• Objetividad y veracidad
• Oportuno
• Interesante.

Etapa de Validación

La retroalimentación busca validar que el mensaje haya sido recibido lo más apegado a la idea que se quiso transmitir.

Durante estas tres etapas, cada líder deberá estar alerta para identificar las barreras posibles que interfieran con el mensaje a transmitir y poder eliminarlas para que su mensaje sea transmitido con éxito.

¿Cómo desarrollo mi competencia de comunicación efectiva?

No hay una receta mágica para lograr una comunicación efectiva, esta depende de cada uno de nosotros, y de la actitud que tomemos ante nuestra relación con los interlocutores. Pero siempre podemos encontrar algunas recomendaciones que podemos tomar en cuenta y adaptarlas a nuestra propia forma de comunicar.

• Conocer a los interlocutores de forma genuina
• Utilizar lenguaje común
• Reforzar mi lenguaje oral con no verbales
• Uso de repetición y varios canales
• Mensajes estructurados
• Retroalimentación
• Escucha activa

Si estás interesado en conocer más acerca de este tema te invito el siguiente vídeo:

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