{"id":104,"date":"2010-08-26T09:37:05","date_gmt":"2010-08-26T15:37:05","guid":{"rendered":"http:\/\/proyectum.wordpress.com\/?p=104"},"modified":"2010-08-26T09:37:05","modified_gmt":"2010-08-26T15:37:05","slug":"cinco-errores-comunes-en-direccion-de-proyectos-parte-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/sistema\/blog\/cinco-errores-comunes-en-direccion-de-proyectos-parte-3\/","title":{"rendered":"Cinco errores comunes en Direcci\u00f3n de Proyectos (Parte 3)"},"content":{"rendered":"

Copyright\u00a9 2007-2010 TenStep Latinoam\u00e9rica S.A. de C.V. Todos los derechos reservados.<\/em><\/em><\/p>\n

P<\/strong>ara empezar, usted debe de crear un buen plan de trabajo<\/p>\n

Durante la primera parte del proyecto, el gerente de proyecto debe destinar el tiempo que sea necesario a definir el plan del proyecto. El resultado de definir el proyecto es la terminaci\u00f3n de una definici\u00f3n de proyecto (Com\u00fanmente llamada Acta de Definici\u00f3n del Proyecto). El resultado de la planificaci\u00f3n del proyecto es el plan de trabajo del proyecto.<\/p>\n

El plan de trabajo es una herramienta vital para asegurar que el gerente de proyecto y su equipo de trabajo conocen todo lo que se tiene que hacer para concluir el proyecto.<\/p>\n

Se deben usar distintos enfoques en este paso acordes al tama\u00f1o y complejidad del proyecto.<\/p>\n

El plan para proyectos peque\u00f1os puede ser integrado sin mucha formalidad. Proyectos mayores habitualmente integran un plan de trabajo usando el plan de un proyecto anterior con caracter\u00edsticas similares o bien construy\u00e9ndolo desde cero usando la t\u00e9cnica de la descomposici\u00f3n para crear la estructura de desglose del trabajo o WBS por sus siglas en ingl\u00e9s.\u00a0 Esta t\u00e9cnica consiste en analizar el proyecto partiendo de un alto nivel y entonces de manera subsecuente ir desglosando el trabajo en piezas m\u00e1s peque\u00f1as y manejables hasta que se pueda tener una idea completa de la totalidad del trabajo que necesita ser realizado.<\/p>\n

Los signos de alerta<\/strong><\/p>\n

Muchos gerentes de proyecto piensan que la creaci\u00f3n del plan de trabajo del proyecto es el fin de sus esfuerzos. Hay algunos signos que pueden ayudarnos a identificar si el plan de trabajo no est\u00e1 siendo usado apropiadamente.<\/p>\n

El gerente de proyecto no puede\u00a0 decir con precisi\u00f3n cu\u00e1nto trabajo falta por hacer para concluir el proyecto.<\/p>\n

El gerente de proyecto muestra inseguridad acerca de su capacidad para concluir el proyecto en tiempo y costo.<\/p>\n

El gerente de proyecto no sabe cu\u00e1les son las actividades de la ruta cr\u00edtica.<\/p>\n

Los miembros del\u00a0 equipo no est\u00e1n seguros de cu\u00e1les son sus asignaciones actuales de trabajo o de que es lo siguiente en lo que deben trabajar<\/p>\n

El s\u00edntoma general de que un proyecto est\u00e1 en problemas es que el gerente de proyecto tiene un plan de trabajo pero realmente no entiende o no sabe cu\u00e1l es el progreso que se ha alcanzado a la fecha y cuanto trabajo falta por realizar. Cuando esto sucede, el equipo de trabajo no es aprovechado al m\u00e1ximo en las actividades m\u00e1s cr\u00edticas. Al final del camino el equipo de proyecto se aproxima al t\u00e9rmino del proyecto y se da cuenta de que tienen mucho m\u00e1s trabajo por hacer que el previsto, dado que el trabajo programado para terminarse inicialmente no ha sido concluido. Incluso el equipo puede descubrir que tiene que tienen que re-trabajar pues no se completaron algunos pasos previos.<\/p>\n

Otros errores comunes cuando se est\u00e1 administrando el plan de trabajo<\/strong><\/p>\n

El error m\u00e1s grande que cometen los gerentes de proyectos es que no actualizan para nada el plan de trabajo una vez que el proyecto ha iniciado. Sin embargo, existen otros problemas que tambi\u00e9n pueden ser comunes:<\/p>\n

Actualizaciones poco frecuentes<\/strong><\/p>\n

Algunas veces el gerente de proyecto actualiza el plan pero en intervalos de tiempo muy largos. Por ejemplo, actualizar el plan de trabajo cada dos meses en un proyecto de seis meses. El problema es que para el tiempo en que se realice una actualizaci\u00f3n formal, es probable que descubra que ya se han dejado de hacer algunas actividades. Adicionalmente, si se sobregira el proyecto o se retrasa el plan, dos meses es mucho tiempo para no identificarlo, y es probable que para el momento en que caiga en cuenta de esta situaci\u00f3n, ya no pueda recuperar el proyecto.<\/p>\n

Administrar por porcentaje completado<\/strong><\/p>\n

Todas las actividades deber\u00edan tener una fecha de t\u00e9rmino. Si la actividad es concluida dentro de ese tiempo, todo es grandioso. Si la actividad no es concluida, una pregunta com\u00fan es \u201c\u2019\u00bfCu\u00e1l es el porcentaje completado?\u201d . Conocer el porcentaje completado es muy subjetivo, quiz\u00e1s una mejor pregunta sea \u201c\u2019\u00bfCu\u00e1ndo estar\u00e1 concluido el trabajo?\u201d.\u00a0 Esta informaci\u00f3n es en realidad la m\u00e1s importante pues al conocerla sabremos si el proyecto est\u00e1 corriendo alg\u00fan peligro.<\/p>\n

Asignar tareas muy largas<\/strong><\/p>\n

Si usted asigna una tarea a un miembro del equipo que est\u00e1 programada para terminar al final de la semana, usted sabr\u00e1 si el trabajo va de acuerdo al plan al t\u00e9rmino de la semana. Pero si usted asigna una actividad que no necesita ser concluida sino hasta dentro de 4 semanas, pasar\u00e1 un largo periodo de tiempo para que usted sepa si el trabajo va realmente de acuerdo al plan. Muy probablemente la persona a cargo de esa tarea le dir\u00e1 que lleva un 25% o 50% de avance, pero esa es una respuesta muy subjetiva. El \u00fanico momento en que usted sabr\u00e1 por seguro si el proyecto va de acuerdo con el plan ser\u00e1 cuando le entreguen el trabajo terminado al final de la cuarta semana. En un proyecto ese es mucho tiempo de incertidumbre.<\/p>\n

En general, si usted est\u00e1 a cargo de un proyecto grande, lo recomendable es que trate de mantener las actividades acotadas a una duraci\u00f3n m\u00e1xima de dos semanas o menos. El l\u00edmite ideal es cuando las tareas pueden ser definidas para ser concluidas en periodos de una semana. De este modo usted podr\u00e1 averiguar muy r\u00e1pido si alguna tarea se est\u00e1 retrasando y tomar las acciones correctivas pertinentes.<\/p>\n

\u00bfDe qu\u00e9 forma recupera el proyecto?<\/strong><\/p>\n

Con suerte, usted nunca estar\u00e1 en una situaci\u00f3n en donde el proyecto est\u00e1 fuera de plazos y usted no sabe exactamente en qu\u00e9 punto se encuentra. Pero si esto le sucede, lo primero que hay que hacer es dar un paso hacia atr\u00e1s y actualizar el plan de trabajo. Esto incluye:<\/p>\n

\u00a0Registrar todo el trabajo concluido a la fecha.<\/p>\n

Determinar el trabajo que est\u00e1 en progreso y entender en qu\u00e9 momento cada una de las actividades en curso ser\u00e1 concluida.<\/p>\n

\u00a0Trabajar con el equipo para identificar todo el trabajo restante en el proyecto, as\u00ed como el esfuerzo estimado. En esencia usted puede tomar el plan de trabajo actual como punto de partida, pero asegur\u00e1ndose muy bien de que se ha identificado todo el trabajo restante para concluir el proyecto.<\/p>\n

\u00a0Re-planear\u00a0 para determinar si a\u00fan puede cumplir con los compromisos establecidos de tiempo y costo. Si no es as\u00ed, necesitar\u00e1 trabajar con sus clientes para encontrar formas de lograr que el trabajo sea concluido de acuerdo con sus expectativas. Si eso no se puede lograr, ser\u00e1 necesario reformular las expectativas para que est\u00e9n en sincron\u00eda con el nuevo plan de trabajo revisado. Nunca habr\u00e1 una buena forma de recuperar un plan de proyectos una vez que el proyectos ha iniciado.<\/p>\n

T\u00edpicamente, para el momento en que usted se da cuenta de que tiene que actualizar el plan de trabajo, su proyecto se encontrar\u00e1 ya en problemas. Actualizar el plan de proyecto en ese momento, solo servir\u00e1 para mostrar de que tama\u00f1o son sus problemas.\u00a0 La mejor aproximaci\u00f3n es actualizar el plan de manera regular. Semanalmente es lo mejor, pero quiz\u00e1s esto pueda alargarse a periodos quincenales en proyectos muy grandes.<\/p>\n

Reproducido y adaptado con autorizaci\u00f3n del autor.<\/em><\/p>\n

——————————————————————————————–<\/p>\n

\u00a0Tom Mochal <\/strong>es Presidente de TenStep, Inc. y fundador de\u00a0 The TenStep Group; una red de negocios que ayuda a las organizaciones con programas de formaci\u00f3n, consultor\u00eda y soporte basado en los procesos TenStep en varios idiomas alrededor del mundo. Galardonado en 2005 como contribuyente distinguido por el Project Management Institute (PMI\u00e2). Es autor de los libros Lessons in Project Management y Lessons in People Management<\/em>.\u00a0 Escribe para numerosos websites y newsletters con m\u00e1s de 650 columnas publicadas sobre administraci\u00f3n de proyectos, administraci\u00f3n de personal, administraci\u00f3n de procesos organizacionales, administraci\u00f3n de calidad y el ciclo de vida del proyecto.<\/p>\n

Jorge Vald\u00e9s Garciatorres<\/strong> es Socio Director de la firma de consultor\u00eda de negocios TenStep Latinoam\u00e9rica y Vicepresidente de Desarrollo Profesional en el PMI Cap\u00edtulo M\u00e9xico, es miembro de Toast Masters International en donde es Vicepresidente de Relaciones P\u00fablicas en el Club BIAM. Cuenta con m\u00e1s de 20 a\u00f1os de experiencia y tiene las certificaciones de Profesional en Direcci\u00f3n de Proyectos (PMP), la de ITIL Foundations por EXIN y la de Competent Communicator por TMI.<\/p>\n

Jos\u00e9 Luis Flores P\u00e9rez<\/strong> es Director Editorial de TenStep Latinoam\u00e9rica y tiene 30 a\u00f1os de experiencia en Direcci\u00f3n de Proyectos de gran envergadura en el \u00e1mbito de las Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n, cuenta con una Maestr\u00eda en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administraci\u00f3n. \t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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