Autor: Tom Mochal; PMP, TSPM, ITBMC<\/p>\n
Traducci\u00f3n y adaptaci\u00f3n: Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP, ITIL, CC<\/p>\n
Revisi\u00f3n editorial: Jos\u00e9 Luis Flores P\u00e9rez, MDO<\/p>\n
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Copyright\u00a9 2007-2010 TenStep Latinoam\u00e9rica S.A. de C.V. Todos los derechos reservados.<\/p>\n
U<\/strong>na buena comunicaci\u00f3n es un requisito, no un lujo.<\/p>\n Hace muchos a\u00f1os, un buen gerente de proyecto pod\u00eda haber sido dejado en paz aun siendo un mal comunicador. Los clientes de negocio t\u00edpicamente no estar\u00edan muy contentos pero en la medida en que pudiera entregar los bienes o servicio producto del proyecto, el cliente pod\u00eda estar inclinado a dejarlo hacer sus cosas.<\/p>\n En el mundo de hoy, de cualquier forma, los proyectos necesitan ser llevados a cabo en sociedad con el negocio y esta sociedad requiere absolutamente una s\u00f3lida comunicaci\u00f3n. De hecho, muchos de los problemas que emergen en un proyecto son en realidad el resultado de una comunicaci\u00f3n deficiente.<\/p>\n Una mala comunicaci\u00f3n en el proyecto puede acarrear los siguientes problemas:<\/p>\n Diferencias en expectativas<\/strong><\/p>\n Los gerentes de proyectos necesitan luchar para asegurar que todos los que est\u00e1n relacionados con el proyecto tienen un conjunto com\u00fan de expectativas acerca de lo que entregar\u00e1 el proyecto, cu\u00e1ndo y a qu\u00e9 costo. El lugar para establecer inicialmente estas expectativas es dentro del documento de definici\u00f3n del proyecto. No obstante, muchos gerentes de proyecto no mantienen actualizados a los actores clave del proyecto conforme cambian estas expectativas. Quiz\u00e1s es algo tan simple como que los interesados en el proyecto est\u00e1n esperando que \u00e9ste concluya el 31 de diciembre, cuando el proyecto ha sido extendido al 31 de marzo.\u00a0 La gente toma decisiones en base a la informaci\u00f3n que tienen disponible en ese momento y si el gerente de proyecto no mantiene a todos bajo el mismo conjunto de expectativas, las cosas pueden empezar a salirse de sincron\u00eda muy r\u00e1pido.<\/p>\n La gente es sorprendida<\/strong><\/p>\n Si la gente no es informada de lo que est\u00e1 sucediendo, ser\u00e1n sorprendidas cuando los cambio ocurran. Por ejemplo: si usted no va a ser capaz de cumplir con su fecha l\u00edmite, se debe asegurar de que la gente no se entere porque lo ley\u00f3 en un reporte de estado del proyecto. La comunicaci\u00f3n debe ser proactiva, lo que significa que usted debe revelar que potencialmente no cumplir\u00e1 la fecha establecida, tan pronto identifique ese riesgo.\u00a0 A partir de all\u00ed, deber\u00e1 mantener a la gente actualizada acerca del estado del proyecto. Si tiene que declarar que la fecha no ser\u00e1 cumplida, la gente estar\u00e1 preparada. La gente se enoja y se frustra cuando se enteran de las malas noticias en el \u00faltimo minuto, cuando no hay tiempo suficiente para tomar las precauciones pertinentes.<\/p>\n Nadie conoce el estatus del proyecto<\/strong><\/p>\n En algunos proyectos, la gente no est\u00e1 segura de cu\u00e1l es el estatus. La comunicaci\u00f3n en estos proyectos es muy limitada y no le da al lector un sentido real de lo que est\u00e1 sucediendo. Nuevamente, la gente no puede tomar las mejores decisiones si no cuentan con buena informaci\u00f3n. Si no est\u00e1n seguros acerca de lo que est\u00e1 sucediendo, tendr\u00e1n que dedicar m\u00e1s tiempo a dar seguimiento puntual y obtener informaci\u00f3n adicional. De hecho, si usted env\u00eda actualizaciones a los interesados y ellos continuamente lo buscan por m\u00e1s informaci\u00f3n, esto puede ser un s\u00edntoma de que la forma en que su proyecto est\u00e1 comunicando, quiz\u00e1s tenga algunas \u00e1reas de oportunidad.<\/p>\n La gente es impactada por el proyecto en el \u00faltimo minuto<\/strong><\/p>\n Esta es una de las principales causas de problemas. En esta situaci\u00f3n, el gerente de proyecto no ha comunicado proactivamente con los interesados del proyecto acerca de las cosas que los van a impactar. Entonces la comunicaci\u00f3n fluye en el \u00faltimo minuto y todo son carreras. Por ejemplo, esto pasa cuando el gerente de proyecto no avisa al administrador de recursos qu\u00e9 miembros del equipo quedan libres sino hasta el d\u00eda en que esto sucede. Tambi\u00e9n puede darse el caso del gerente de proyecto que sabe desde hace meses que se requiere un especialista, pero solo lo solicita a la persona la semana anterior a la que tiene que participar. En cada caso, la otra parte es sorprendida con solicitudes de \u00faltimo minuto, por lo que no tienen el tiempo para prepararse adecuadamente.<\/p>\n Los miembros del equipo no saben que es lo que se espera de ellos<\/strong><\/p>\n En las situaciones anteriores, los problemas de comunicaci\u00f3n emergieron entre el equipo de proyecto y entidades externas a \u00e9ste. Sin embargo, algunas situaciones tambi\u00e9n ocurren hacia el interior del equipo. Algunos gerentes de proyecto realizan un trabajo de comunicaci\u00f3n realmente pobre cuando se trata de hablar con los miembros de su equipo y explicar a \u00e9stos lo que tienen que hacer. O quiz\u00e1s s\u00ed habla con ellos pero no lo hace con claridad y los miembros del equipo dedican tiempo a actividades que no son necesarias. Todo esto causa trabajo adicional y frustraciones en todos los participantes.<\/p>\n \u00bfCu\u00e1l es la soluci\u00f3n?<\/strong><\/p>\n Algunos gerentes de proyectos no entienden como comunicarse bien y, para acabar pronto,\u00a0 simplemente son malos comunicadores. Si usted piensa que est\u00e1 en este grupo, deber\u00eda buscar capacitaci\u00f3n y oportunidades de mentor\u00eda con el fin de desarrollar estas importantes habilidades. Sin embargo, en la mayor\u00eda de los casos, los problemas de comunicaci\u00f3n no tienen que ver con una falta de habilidades, sino con una falta de enfoque. Muchos gerentes de proyecto dejan hasta el final de su lista de prioridades el tema de comunicaci\u00f3n proactiva.<\/p>\n Cuando se comunican, tiende a ser de forma breve y \u201cencriptada\u201d, como si intentaran hacer el m\u00ednimo esfuerzo posible. La clave para una buena comunicaci\u00f3n es mantener al receptor como el punto central; el interlocutor, no el emisor. Esto se logra tratando de entender cu\u00e1les son las necesidades del receptor y tratar de identificar la informaci\u00f3n que mejor cubre estas necesidades.<\/p>\n Por ejemplo, si usted est\u00e1 creando un reporte de estado del proyecto, incluya toda la informaci\u00f3n necesaria para que su audiencia entienda la verdadera situaci\u00f3n del proyecto, incluyendo los logros, los problemas, los riesgos, los cambios de alcance, etc\u00e9tera. O bien, si usted va a necesitar incorporar m\u00e1s recursos en el futuro, comun\u00edquelo proactiva y anticipadamente al administrador de recursos. Entonces contin\u00fae record\u00e1ndoselo en tanto se acerca la fecha.<\/p>\n En t\u00e9rminos generales, si alguna vez sorprende a alguien, esto es un signo de que usted no est\u00e1 comunicando efectivamente (la \u00fanica excepci\u00f3n es cuando el mismo gerente de proyecto es sorprendido). El gerente de proyecto tambi\u00e9n deber\u00eda comunicarse claramente con su equipo si encuentra gente que est\u00e1 confundida con sus fechas de entrega o si est\u00e1n haciendo trabajo que no deber\u00edan hacer.<\/p>\n Del mismo modo que una comunicaci\u00f3n deficiente\u00a0 puede generar muchos problemas en cualquier proyecto, una comunicaci\u00f3n proactiva puede representar todo lo contrario y ayudar a solventar gran cantidad de problemas. No considere a la comunicaci\u00f3n un mal necesario, al contrario, \u00fasela para su beneficio, para que su proyecto se lleve a cabo de manera m\u00e1s fluida, con menos frustraci\u00f3n, menor incertidumbre y sin sorpresas.<\/p>\n Reproducido y adaptado con autorizaci\u00f3n del autor.<\/p>\n ________________________________________________________<\/p>\n Tom Mochal <\/strong>es Presidente de TenStep, Inc. y fundador de\u00a0 The TenStep Group; una red de negocios que ayuda a las organizaciones con programas de formaci\u00f3n, consultor\u00eda y soporte basado en los procesos TenStep en varios idiomas alrededor del mundo. Galardonado en 2005 como contribuyente distinguido por el Project Management Institute (PMI\u00e2). Es autor de los libros Lessons in Project Management y Lessons in People Management<\/em>.\u00a0 Escribe para numerosos websites y newsletters con m\u00e1s de 650 columnas publicadas sobre administraci\u00f3n de proyectos, administraci\u00f3n de personal, administraci\u00f3n de procesos organizacionales, administraci\u00f3n de calidad y el ciclo de vida del proyecto.<\/p>\n Jorge Vald\u00e9s Garciatorres<\/strong> es Socio Director de la firma de consultor\u00eda de negocios TenStep Latinoam\u00e9rica y Vicepresidente de Desarrollo Profesional en el PMI Cap\u00edtulo M\u00e9xico, es miembro de Toast Masters International en donde es Vicepresidente de Relaciones P\u00fablicas en el Club BIAM. Cuenta con m\u00e1s de 20 a\u00f1os de experiencia y tiene las certificaciones de Profesional en Direcci\u00f3n de Proyectos (PMP), la de ITIL Foundations por EXIN y la de Competent Communicator por TMI.<\/p>\n Jos\u00e9 Luis Flores P\u00e9rez<\/strong> es Director Editorial de TenStep Latinoam\u00e9rica y tiene 30 a\u00f1os de experiencia en Direcci\u00f3n de Proyectos de gran envergadura en el \u00e1mbito de las Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n, cuenta con una Maestr\u00eda en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administraci\u00f3n. \t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Autor: Tom Mochal; PMP, TSPM, ITBMC Traducci\u00f3n y adaptaci\u00f3n: Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP, ITIL, CC Revisi\u00f3n editorial: Jos\u00e9 Luis Flores P\u00e9rez, MDO ________________________________________________________ Copyright\u00a9 2007-2010 TenStep Latinoam\u00e9rica S.A. de C.V. Todos los derechos reservados. 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