Por Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP.<\/p>\n
La Direcci\u00f3n de Proyectos<\/strong> es una disciplina compleja en un mundo cada vez m\u00e1s complejo, variable, incierto y ambiguo. Las organizaciones que han alcanzado cierto nivel de crecimiento, requieren manejar m\u00e1s proyectos para capitalizar nuevas oportunidades de negocio o bien, atender las \u00e1reas de oportunidad que se van identificando cada d\u00eda con la operaci\u00f3n. <\/p>\n Una Oficina de Proyectos<\/strong> o PMO<\/strong> por sus siglas en ingl\u00e9s, sol\u00eda ser, hace 4 o 5 a\u00f1os, un concepto innovador para compa\u00f1\u00edas con visi\u00f3n a futuro. Ahora es una parte indispensable en la mayor\u00eda de las compa\u00f1\u00edas. Las PMOs<\/strong> ayudan a que los proyectos sean m\u00e1s exitosos. Y los proyectos son la forma en la que las organizaciones logran sus metas y estrategias, que, si no son gobernadas centralmente, es com\u00fan que deriven en gastos excesivos, falta de informaci\u00f3n, roces entre los distintos participantes y \u00e1reas, as\u00ed como duplicidad de trabajo y retrabajos. Es por ello que comparto seis razones<\/strong> por las que cualquier organizaci\u00f3n podr\u00eda mejorar sus aspectos sustantivos a trav\u00e9s de la creaci\u00f3n de una PMO<\/strong>: <\/p>\n 1.\tMetodolog\u00eda consistente.<\/strong> La pesadilla de muchas organizaciones es cuando los departamentos o grupos desarrollan sus propios m\u00e9todos para completar los proyectos<\/strong>. Algunos procesos pueden funcionar maravillosamente, y otros pueden ser desastrosos; El punto es que ninguno es consistente con el resto de la organizaci\u00f3n. <\/p>\n Esta problem\u00e1tica se resuelve creando una metodolog\u00eda<\/strong> com\u00fan de Direcci\u00f3n de Proyectos<\/strong>. T\u00edpicamente, una PMO administra la metodolog\u00eda<\/strong> a trav\u00e9s de procesos formales, que todos en la compa\u00f1\u00eda hablen el mismo lenguaje y sigan procesos consistentes.<\/p>\n Esto adem\u00e1s de facilitar el an\u00e1lisis y la s\u00edntesis de informaci\u00f3n para la alta direcci\u00f3n, favorece la productividad pues al hablar el mismo idioma es muy probable que los colaboradores logren acuerdos de manera m\u00e1s r\u00e1pida lo que reduce el tiempo requerido para arrancar y cerrar proyectos<\/strong>. <\/p>\n 2.\tEconom\u00eda en escala.<\/strong> No es raro que una compa\u00f1\u00eda tenga media docena de aplicaciones de direcci\u00f3n de proyectos<\/strong>, cada una con su propio costo de implementaci\u00f3n y capacitaci\u00f3n de personal. Una PMO implementa soluciones para toda la compa\u00f1\u00eda<\/strong> que son accesibles y sostenibles. <\/p>\n Esta medida tambi\u00e9n abona al tema de la productividad y por supuesto al ahorro de licenciamiento en cualquiera de sus modalidades. <\/p>\n 3.\tOpiniones objetivas.<\/strong> Los departamentos que dirigen sus propios proyectos pueden ser comparados a veces con un zorro a la expectativa. El o los patrocinadores del proyecto pueden estar buscando conocer el estado actual de un proyecto pero, el gerente del proyecto puede maquillar un poco la verdad para que su departamento sea visto con buenos ojos. Una PMO<\/strong> brinda una opini\u00f3n imparcial y objetiva con respecto al estado de los proyectos<\/strong>. Esto es invaluable para los interesados del proyecto<\/strong> y los directores<\/strong>.<\/p>\n M\u00e1s all\u00e1 de eso, la PMO<\/strong> puede convertirse en un centro de acompa\u00f1amiento, que ayude a los distintos responsables de los proyectos a entender por qu\u00e9 su proyecto presenta desviaciones y qu\u00e9 medidas pueden ser instrumentadas para recuperar las desviaciones identificadas lo antes posible.<\/p>\n 4.\tMejora continua.<\/strong> Una PMO<\/strong> est\u00e1 siempre en la b\u00fasqueda de nuevas y mejores maneras de hacer las cosas. Tienen el beneficio de agregar lecciones aprendidas de proyectos pasados y la misi\u00f3n de implementar esas mejores pr\u00e1cticas en toda la organizaci\u00f3n. <\/p>\n Adem\u00e1s la PMO<\/strong> tiene la obligaci\u00f3n de involucrar a todos los usuarios en el uso de la metodolog\u00eda<\/strong>, esto implica tener un buz\u00f3n continuo de sugerencias de mejora. Un buen principio de calidad es \u201cla adecuaci\u00f3n al uso\u201d y esto implica tener la mente abierta tanto para escuchar sugerencias , como para aclarar dudas y en funci\u00f3n de ellas notificar la aceptaci\u00f3n o rechazo, entre otras cosas.<\/p>\n