[et_pb_section admin_label=\u00bbsection\u00bb][et_pb_row admin_label=\u00bbrow\u00bb][et_pb_column type=\u00bb4_4″][et_pb_text admin_label=\u00bbText\u00bb background_layout=\u00bblight\u00bb text_orientation=\u00bbleft\u00bb text_font_size=\u00bb17″ text_line_height=\u00bb2.5em\u00bb use_border_color=\u00bboff\u00bb border_color=\u00bb#ffffff\u00bb border_style=\u00bbsolid\u00bb]<\/p>\n
Por: Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP<\/p>\n
\u201cUsa la misma medida para comprar que la que usas para vender\u201d<\/em><\/p>\n Hay ocasiones en las que las organizaciones buscan proveedores para cubrir ciertas necesidades. Puede ser que busquen consultor\u00eda<\/strong>, personal experto<\/strong>, colaboradores<\/strong>, software<\/strong>, equipo<\/strong>, etc. El proceso de selecci\u00f3n de proveedores<\/strong> no es dif\u00edcil, pero puede consumir bastante tiempo. Para necesidades mas complejas de adquisiciones debes considerar comenzar un plan de administraci\u00f3n de compras<\/strong>. Los siguientes procesos pueden ser usados en casi cualquier proceso de selecci\u00f3n de proveedor<\/strong>.<\/p>\n 1. Reunir y clasificar los criterios de selecci\u00f3n de proveedor<\/strong><\/p>\n Una vez que la organizaci\u00f3n ha determinado que se requiere contratar a un proveedor<\/strong> para cubrir un conjunto de necesidades de negocio, es necesario empezar por identificar aquello que necesitas adquirir de forma detallada.<\/p>\n Es dif\u00edcil seleccionar un proveedor cuando no est\u00e1s seguro de cuales son tus requerimientos. Haz preguntas como:<\/p>\n \u2022 \u00bfQu\u00e9 problema queremos solucionar con un proveedor? Cada criterio debe ser calificado con una escala num\u00e9rica, o de tipo alto\/medio\/bajo, para reflejar la importancia relativa de algunas caracter\u00edsticas sobre otras (tambi\u00e9n se puede utilizar alg\u00fan otro m\u00e9todo). Tu patrocinador, clientes y stakeholders principales necesitan revisar y aprobar esta lista completa de requerimientos y clasificaciones. Esos ser\u00e1n los criterios que utilices para seleccionar a tu proveedor.<\/p>\n Es necesario que identifiques quien participar\u00e1 en la evaluaci\u00f3n y selecci\u00f3n del proveedor<\/strong>, pues los criterios de aceptaci\u00f3n deber\u00e1n ser validados por todos los participantes y de preferencia deber\u00e1n ser acordados por consenso.<\/p>\n 2. Desarrolla un Convenio o Contrato de Confidencialidad<\/strong><\/p>\n Muchas ocasiones, el conducir un proceso de compra formal, implica que tienes que revelar informaci\u00f3n sensible de la empresa con los proveedores que participar\u00e1n en un proceso de evaluaci\u00f3n formal. Por ello, es necesario asegurar que ambas partes est\u00e9n protegidas y para lograrlo es necesario firmar un Contrato de Confidencialidad<\/strong>.<\/p>\n Una buena pr\u00e1ctica es cuidar que la redacci\u00f3n de este documento sea rec\u00edproca, es decir, que el documento establezca que la informaci\u00f3n compartida por cualquiera de las partes debe ser tratada confidencialmente. De esta forma el proceso ser\u00e1 m\u00e1s transparente y empezar\u00e1s a crear una relaci\u00f3n de confianza, lo cual es un elemento indispensable para una buena relaci\u00f3n de negocios<\/strong>. Este documento se conoce como Non Disclosure Agreement<\/strong> (o NDA Por sus siglas en ingles).<\/p>\n Muchas veces, en conjunto con el Contrato de Confidencialidad<\/strong>, se redacta una Invitaci\u00f3n a participar en el proceso de evaluaci\u00f3n<\/strong>. En este documento extiendes una invitaci\u00f3n a los proveedores que sean seleccionados a participar en el proceso de evaluaci\u00f3n, selecci\u00f3n y contrataci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n 3. Investigar la oferta disponible en el mercado para el producto o servicio que deseas adquirir<\/strong><\/p>\n Busca cualquier proveedor que pudiera satisfacer las necesidades que quieres cubrir. Esto puedes hacerlo navegando en internet, buscando en revistas, hablando con otras personas, investigando, etc. El prop\u00f3sito de este paso es reunir una lista extensa (pero no exhaustiva) de proveedores a los que quisieras considerar.<\/p>\n A veces en este paso se redacta lo que se conoce como una Solicitud de Informaci\u00f3n<\/strong> o RFI por sus siglas en ingl\u00e9s. En este documento, invitas a una cantidad importante de proveedores a proporcionar sus cartas credenciales, solicitando adem\u00e1s informaci\u00f3n financiera, cat\u00e1logo de productos o servicios, organigrama, personal t\u00e9cnico, aliados, etc. Lo que buscas es que las firmas participantes te entreguen informaci\u00f3n relativa a su negocio y experiencia, as\u00ed como caracter\u00edsticas espec\u00edficas que est\u00e9s buscando en el mercado.<\/p>\n Sin embargo, si crees que ya sabes cuales son los proveedores que te interesan, puedes evitar este paso y pasar directamente a la Lista Corta.<\/p>\n 4. Crea una lista corta de proveedores<\/strong><\/p>\n Con la informaci\u00f3n proporcionada conduces una selecci\u00f3n preliminar, conformando lo que se denomina Lista Corta.<\/p>\n La selecci\u00f3n preliminar la llevar\u00e1s a cabo haciendo una evaluaci\u00f3n inicial de alto nivel de la lista larga, en la que busques razones obvias para eliminar algunas alternativas. Por ejemplo, carecer de soporte local o no tener la solvencia financiera que el proyecto amerita.<\/p>\n El prop\u00f3sito de este paso es crear una lista corta de proveedores potenciales que al parecer tengan una posibilidad razonable de cubrir tus necesidades<\/strong>.<\/p>\n 5. Desarrolla una Solicitud de Propuestas<\/strong><\/p>\n Es importante que tengas claro lo que vas a comprar y entiendas la diferencia entre lo que es una cotizaci\u00f3n y una propuesta, as\u00ed como qu\u00e9 tipo de documento vas a solicitar. Normalmente una cotizaci\u00f3n se refiere a cosas tangibles cuyas caracter\u00edsticas y especificaciones ya est\u00e1n claras. Una propuesta sirve para que los proveedores participantes, viertan sus conocimientos y experiencia previos en solucionar un problema espec\u00edfico o atender una oportunidad. Para una propuesta no necesariamente est\u00e1n claros los requerimientos y caracter\u00edsticas.<\/p>\n As\u00ed que si vas a adquirir una soluci\u00f3n a una necesidad o problema y una vez que tienes tu lista corta, es necesario generar un documento en el que describas, en t\u00e9rminos generales, tu organizaci\u00f3n, los antecedentes del proyecto, el problema o la oportunidad que necesitas resolver, los requerimientos de la forma m\u00e1s detallada posible, los criterios de evaluaci\u00f3n, algunas condiciones contractuales, el proceso de evaluaci\u00f3n y selecci\u00f3n del proveedor, la forma, condiciones y restricciones de contacto.<\/p>\n Debes tener en cuenta que una buena propuesta requiere cierto tiempo para su elaboraci\u00f3n, as\u00ed que ofrece un tiempo razonable y realista<\/strong> para presentar la propuesta. Normalmente, el tiempo requerido para formular una propuesta, est\u00e1 en funci\u00f3n de la complejidad de la oportunidad o problema que quieres resolver.<\/p>\n Por lo tanto, el tiempo que ofrezcas para entregar la propuesta es directamente proporcional la complejidad del problema que buscar resolver<\/strong> y en funci\u00f3n de ello, ser\u00e1 la calidad de la propuesta de soluci\u00f3n que obtendr\u00e1s.<\/p>\n Una vez que hayas integrado el documento, env\u00eda tu Solicitud de Propuestas (RFP por sus siglas en ingl\u00e9s) a esta lista corta de proveedores.<\/p>\n 6. Eval\u00faa las propuestas<\/strong><\/p>\n En este punto, los proveedores interesados de tu lista te env\u00edan sus propuestas como respuesta a tu RFP. Entonces, eval\u00faas estas propuestas con los criterios de selecci\u00f3n que creaste anteriormente.<\/p>\n Como parte de este paso, puedes entrevistar a los proveedores<\/strong>, pedir demostraciones, hacer visitas al sitio de los proveedores, pedir referencias o visitar algunos clientes anteriores del proveedor, etc. Usualmente se hace alguna clase de c\u00e1lculo con base en que tan bien el proveedor y la propuesta cumplen con cada requerimiento solicitado, multiplicado por alg\u00fan factor de importancia.<\/p>\n El proveedor con la calificaci\u00f3n m\u00e1s alta en todos los requerimientos debe ser el que mejor cumpla con tus necesidades. Cuando completes este paso, debes tener una primera y segunda opci\u00f3n.<\/p>\n 7. Toma una decisi\u00f3n y negocia el contrato<\/strong><\/p>\n En este punto, debes tener toda la informaci\u00f3n solicitada, para hacer la selecci\u00f3n. En muchas organizaciones, el equipo del proyecto hace la recomendaci\u00f3n final y luego mete el proceso a una organizaci\u00f3n formal de Compras o Adquisiciones para negociar un contrato.<\/p>\n Es muy importante que tengas claro que una relaci\u00f3n de negocios<\/strong> debe ser fincada en la confianza y en una visi\u00f3n ganar \u2013 ganar<\/strong>. No ahogues al proveedor con las condiciones contractuales ni el precio pues esto, siempre ser\u00e1 contraproducente e ir\u00e1 en detrimento de la soluci\u00f3n que obtengas y de la relaci\u00f3n de negocios que est\u00e1s a punto de iniciar.<\/p>\n Debes estar preparado para que en caso de que el proceso no avance de manera satisfactoria, puedas moverte a tu segunda o tercera opci\u00f3n, siempre y cuando esas opciones sigan cumpliendo tus requerimientos m\u00ednimos.<\/p>\n [\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section] \t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" [et_pb_section admin_label=\u00bbsection\u00bb][et_pb_row admin_label=\u00bbrow\u00bb][et_pb_column type=\u00bb4_4″][et_pb_text admin_label=\u00bbText\u00bb background_layout=\u00bblight\u00bb text_orientation=\u00bbleft\u00bb text_font_size=\u00bb17″ text_line_height=\u00bb2.5em\u00bb use_border_color=\u00bboff\u00bb border_color=\u00bb#ffffff\u00bb border_style=\u00bbsolid\u00bb] Por: Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP \u201cUsa la misma medida para comprar que la que usas para vender\u201d Hay ocasiones en las que las organizaciones buscan proveedores para cubrir ciertas necesidades. 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\n\u2022 \u00bfC\u00f3mo utilizaremos sus productos o servicios?
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