{"id":4541,"date":"2019-01-21T13:19:28","date_gmt":"2019-01-21T19:19:28","guid":{"rendered":"http:\/\/www.proyectum.lat\/?p=4541"},"modified":"2019-01-21T13:19:28","modified_gmt":"2019-01-21T19:19:28","slug":"como-encontrar-la-herramienta-de-colaboracion-organizacional-adecuada-para-tu-equipo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/sistema\/blog\/como-encontrar-la-herramienta-de-colaboracion-organizacional-adecuada-para-tu-equipo\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo encontrar la herramienta de colaboraci\u00f3n organizacional adecuada para tu equipo"},"content":{"rendered":"\n

\u00abNinguno de nosotros, incluy\u00e9ndome a m\u00ed, nunca hacemos grandes cosas. Pero todos podemos hacer cosas peque\u00f1as, con gran amor, y juntos podemos hacer algo maravilloso\u00bb<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

Madre Teresa<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Cada equipo tiene diferentes necesidades<\/strong>: algunos equipos necesitan mantenerse en contacto en todo el mundo, otros necesitan mantenerse en contacto menos, otros se mantienen en contacto muy bien y otros tienen problemas para que los proyectos se entreguen a tiempo. <\/p>\n\n\n\n

Afortunadamente hay cientos de herramientas de colaboraci\u00f3n<\/strong> con caracter\u00edsticas tan diversas como tu equipo.<\/p>\n\n\n\n

En Proyectum<\/a> somos una organizaci\u00f3n en donde el trabajo es naturalmente colaborativo<\/strong>. Nuestro equipo, disperso en 6 oficinas a lo largo del continente americano, colabora de manera colectiva en al menos 10 iniciativas para incrementar el valor que ofrecemos a nuestros clientes. <\/p>\n\n\n\n

Por\nejemplo, una de esas iniciativas es el ciclo anual de webinars. Este ciclo que\nnaci\u00f3 a mediados de 2016 ha sido muy exitoso e implica la coordinaci\u00f3n de\ncolaboradores dispersos geogr\u00e1ficamente en 6 pa\u00edses, el equipo incluye:  investigadores, curadores de informaci\u00f3n,\ndise\u00f1adores gr\u00e1ficos, autoridades acad\u00e9micas internas, panelistas, equipo de mercadotecnia\n(interno y externo), log\u00edstica, administradores de comunidades, entre otros.\nSolo para esta iniciativa estamos participando al menos 25 personas\nrecurrentemente a lo largo del a\u00f1o. <\/p>\n\n\n\n

Debo confesar que, antes de 2016 nuestro nivel de colaboraci\u00f3n era marginal<\/strong>. Us\u00e1bamos algunas herramientas, que, al no satisfacer las necesidades, mayormente nos llevaban a hacerlo v\u00eda correo electr\u00f3nico y alguna que otra video conferencia. Lo cierto es que nos hac\u00eda falta una herramienta que cubriera diversas funcionalidades.<\/p>\n\n\n\n

En la b\u00fasqueda por mejorar nuestras capacidades y necesidades de colaboraci\u00f3n, transitamos por diversas herramientas de Software<\/strong>. Algunas muy r\u00edgidas, otras, muy poco intuitivas y algunas otras muy costosas. <\/p>\n\n\n\n

Por eso, cuando en 2016 suger\u00ed otro cambio de herramienta, muchos de mis colegas en Proyectum<\/a> no se mostraron tan entusiastas en buscar este tipo de herramientas, pues como dije en un lapso de aproximadamente 4 a\u00f1os experimentamos cerca de 5 o 6 alternativas. <\/p>\n\n\n\n

Al final, me dieron el voto de confianza y me apoyaron en lo que promet\u00ed, ser\u00eda el \u00faltimo cambio de herramienta de colaboraci\u00f3n<\/strong>. Desde entonces esta capacidad se fortaleci\u00f3 y nuestra vida cambi\u00f3 para bien.\u00a0 <\/p>\n\n\n\n

En esta gu\u00eda exploro algunas de las funciones clave que deben estar presentes en un Software de colaboraci\u00f3n<\/strong>, as\u00ed como algunos de los inconvenientes de cada uno.<\/p>\n\n\n\n

Comunicaci\u00f3n\n(Chat)<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es?<\/strong>\nLas herramientas de comunicaci\u00f3n te ayudan a comunicarte en equipo.\nProbablemente ya hayas o\u00eddo hablar de los grandes: Slack, Skype for Business,\nHipchat. Estas herramientas ayudan a comunicarte de diferentes maneras: chat de\ntexto, voz y video en vivo.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPara qui\u00e9n?<\/strong>\nEstas herramientas son utilizadas por todo tipo de equipos. Pueden trabajar\nbien para comunicarse dentro de una oficina, o entre oficinas, y para ayudar a\nconectarte con miembros y proveedores externos del equipo.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfContras?<\/strong>\nEcha un vistazo a #slacklash en Twitter para darte cuenta de las personas que\nest\u00e1n abandonando Slack. Estas herramientas pueden hacer que sea muy f\u00e1cil\nmantenerse en contacto, pero a la vez, tambi\u00e9n son bastante limitadas. Te\nencantar\u00e1 mantenerte en contacto, pero cuando tengas que trabajar, deber\u00e1s\nsuscribirte a otras herramientas.<\/p>\n\n\n\n

Ejemplos: <\/strong> Slack, Skype para empresas, Hipchat, Hangouts\nde Google.<\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n:<\/strong>\nEl chat por s\u00ed solo no mejorar\u00e1 tus capacidades organizacionales de\ncolaboraci\u00f3n y puede ser un distractor importante. <\/p>\n\n\n\n

Si\nconsideras que esta funci\u00f3n es muy importante para ti, busca plataformas de chat\nque se integren con otras aplicaciones que ya utilizas.<\/p>\n\n\n\n

Manejo\nde archivos compartidos<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es?<\/strong>\nSon herramientas que ayudan a tu equipo a compartir archivos y mantenerlos\nactualizados, normalmente est\u00e1n disponibles desde cualquier dispositivo y fuera\nde tu correo electr\u00f3nico.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPara qui\u00e9n?<\/strong> Cualquier equipo que trabaje con archivos. Probablemente en la actualidad no haya equipos que puedan trabajar sin compartir archivos<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

\u00bfContras?<\/strong> Compartir archivos es grandioso, pero con muchas de las opciones disponibles, te vas a encontrar con l\u00edmites de almacenamiento y muchas veces los documentos solo pueden ser editados por una persona a la vez, lo que genera riesgos de p\u00e9rdida de versiones. <\/p>\n\n\n\n

Ejemplos:<\/strong>\nDropbox, Box, Google Drive<\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n: <\/strong>Compartir\narchivos es una excelente manera de llevar tu trabajo a donde quiera que vayas.\nAl buscar una soluci\u00f3n para esto, toma en cuenta los l\u00edmites de la herramienta\nque est\u00e1s evaluando y busca opciones con capacidad de edici\u00f3n multiusuario. <\/p>\n\n\n\n

Redes\nsociales corporativas<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es?<\/strong> Esto es el s\u00edmil al concepto de Redes Sociales como Facebook<\/a> o LinkedIn<\/a>, pero para tu oficina. Las herramientas que presentan este tipo de funcionalidad para la oficina incorporan otras funciones atractivas, pero que pueden ser grandes distractores. <\/p>\n\n\n\n

\u00bfPara qui\u00e9n? <\/strong>Este\ntipo de funcionalidad es muy \u00fatil para los grandes corporativos, en donde necesitan\npoder navegar por toda la organizaci\u00f3n o divisiones de gran tama\u00f1o y que necesitan\nencontrar personas con ciertos conocimientos y habilidades que puedan\nparticipar en sus equipos.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfContras? <\/strong>\u00bfCrees\nque tu feed personal de Facebook tiene demasiadas actualizaciones para realizar\nun seguimiento? Espera hasta que comiences a enterarte de todo lo que sucede en\ntu organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Ejemplos:<\/strong>\nFacebook para el trabajo, Jive, Yammer y muchos otros.<\/p>\n\n\n\n

Conclusiones:<\/strong>\n\u00bfTrabajas para una gran empresa y necesitas ayuda para conocer gente? O \u00bfTal\nvez quieres otra forma de compartir fotos de gatitos con tus compa\u00f1eros de\ntrabajo? La red social para el trabajo podr\u00eda atender esto. <\/p>\n\n\n\n

Manejo\nde proyectos<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es?<\/strong> El software de gesti\u00f3n de proyectos<\/strong> realiza un seguimiento de todas las piezas de un proyecto. Desde las personas hasta las tareas, los recursos y el calendario en el que todas estas piezas de informaci\u00f3n se vinculan y se integran. <\/p>\n\n\n\n

El software de administraci\u00f3n de proyectos<\/strong> te ayudar\u00e1 a obtener una imagen de alto nivel de lo que est\u00e1 sucediendo en su organizaci\u00f3n o en tu departamento.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPara qui\u00e9n?<\/strong>\n\u00bfTe gustan los gr\u00e1ficos de Gantt? \u00bfTienes la biblia de gesti\u00f3n de proyectos en\ntu escritorio? \u00bfEs \u00abdependencia\u00bb tu segundo nombre? \u00bfTu cargo es como\ngerente de proyecto o programa? Entonces estos productos son para ti.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfContras?<\/strong>\nSi no eres una de esas personas, estas herramientas pueden resultar dif\u00edciles\nde entender, inc\u00f3modas de actualizar y de navegar. Por si fuera poco, tambi\u00e9n\nser\u00e1 una herramienta adicional sobre todas las otras herramientas que tienes\nque utilizar.<\/p>\n\n\n\n

Ejemplos<\/strong>: Asana, Wrike, Microsoft Project, Base Camp<\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n:<\/strong>\nEl software de gesti\u00f3n de proyectos puede llegar a ser muy complejo para todos\nlos proyectos. Normalmente est\u00e1 dirigido a las personas que est\u00e1n a cargo de\ngrandes proyecto o programas. <\/p>\n\n\n\n

Si\nno es este tu caso, probablemente necesites una soluci\u00f3n menos estructurada,\npero que contribuya a tener visibilidad de las decenas de actividades que\ntienes que llevar a cabo y al mismo tiempo, dar seguimiento apropiado de las\ntareas que tiene que hacer alguien m\u00e1s. <\/p>\n\n\n\n

Herramientas\nintegrales de colaboraci\u00f3n <\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 es?<\/strong> El software de colaboraci\u00f3n integral<\/strong> busca proporcionar varias de las funciones descritas anteriormente en un solo paquete. Al tener todos tus archivos, proyectos y comunicaciones en una misma plataforma<\/strong>, pasas menos tiempo cambiando de aplicaciones y m\u00e1s tiempo realizando tareas, lo cual te hace m\u00e1s productivo. <\/p>\n\n\n\n

\u00bfPara qui\u00e9n? <\/strong>Organizaciones e individuos que buscan no solo colaborar al interior de su organizaci\u00f3n, sino que requieren incorporar agentes externos de su cadena productiva<\/strong> y al mismo tiempo, simplificar su flujo de trabajo, dando a los distintos participantes el nivel de autonom\u00eda que les permita actuar y a la vez, mantener el nivel de visibilidad y control necesarios. <\/p>\n\n\n\n

Aquellas\npersonas que est\u00e9n cansadas \u200b\u200bde cambiar constantemente de una aplicaci\u00f3n a\notra para hacer las cosas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfContras?<\/strong>\nEl software completo puede tenerlo todo, pero es posible que no siempre tenga\nel tipo de funci\u00f3n m\u00e1s avanzada para cada componente. <\/p>\n\n\n\n

Ejemplos:<\/strong> Samepage<\/a>, Basecamp, Dropbox Paper (beta).<\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n:<\/strong> El a\u00f1o pasado se public\u00f3 una encuesta entre Samepage y ORC International<\/a>, un hallazgo muy importante es que el 50% de las PYMES utilizan seis o m\u00e1s herramientas de colaboraci\u00f3n simult\u00e1neamente<\/strong>. \u00a1Sin duda eso es mucho tiempo, dinero y esfuerzo perdido! <\/p>\n\n\n\n

Si te tomas en serio la colaboraci\u00f3n, necesitas buscar una soluci\u00f3n integral que brinde a tu equipo, un espacio dedicado para hacer m\u00e1s. <\/p>\n\n\n\n

Conclusiones\ny recomendaciones<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Cuando\nse trata de colaboraci\u00f3n, es necesario responder algunas preguntas muy\nimportantes, pues de ello depende en muchos casos que las empresas lleven a\nbuen t\u00e9rmino sus proyectos y por lo tanto sean capaces de mantenerse\ncompetitivas en el mercado. <\/p>\n\n\n\n

Algunas\npreguntas importantes podr\u00edan ser: <\/p>\n\n\n\n