{"id":657,"date":"2012-04-30T16:25:07","date_gmt":"2012-04-30T22:25:07","guid":{"rendered":"http:\/\/proyectum.wordpress.com\/2012\/04\/30\/como-convencer-a-un-ejecutivo-del-valor-de-la-gerencia-de-proyectos\/"},"modified":"2012-04-30T16:25:07","modified_gmt":"2012-04-30T22:25:07","slug":"como-convencer-a-un-ejecutivo-del-valor-de-la-gerencia-de-proyectos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/sistema\/blog\/como-convencer-a-un-ejecutivo-del-valor-de-la-gerencia-de-proyectos\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo Convencer a un Ejecutivo del valor de la Gerencia de Proyectos"},"content":{"rendered":"
\n

Sin duda, disponer de un conjunto com\u00fan de procesos de Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> genera valor a una organizaci\u00f3n. Incluso si \u00e9sta utiliza brillantes metodolog\u00edas, aun hay valor en la aplicaci\u00f3n de un conjunto com\u00fan de procesos luminosos para la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> que se utilizan en proyectos similares.<\/p>\n

El argumento preciso para convencer a los ejecutivos del valor de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> es diferente de una empresa a otra, porque cada compa\u00f1\u00eda tiene una cultura \u00fanica y problemas espec\u00edficos que enfrentar. Cada organizaci\u00f3n empieza, a partir de su realidad y un conjunto distinto de problemas que est\u00e1n tratando de resolver.<\/p>\n<\/div>\n

\u00bfSufre tu empresa hoy?<\/p>\n

\n

Si su organizaci\u00f3n desarrolla hoy, Proyectos<\/em><\/strong> exitosos, sus argumentos deben centrarse en c\u00f3mo, la Gesti\u00f3n del Proyecto<\/em><\/strong> puede representar una mejora importante en el tiempo, los costos y la calidad general del ciclo. Sin embargo, el argumento es m\u00e1s sencillo cuando identifica las \u00e1reas en las que su organizaci\u00f3n siente hoy, alg\u00fan dolor. En ese caso, sus ejecutivos estar\u00e1n m\u00e1s abiertos a los cambios, y ser\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil apreciar el valor.<\/p>\n<\/div>\n

Introduce la a Gesti\u00f3n de Proyectos<\/p>\n

\n

La mayor\u00eda de las organizaciones tienen su propia reputaci\u00f3n por cumplir o no las expectativas de sus proyectos. Estas caracter\u00edsticas incluyen:<\/p>\n

\u00fc Sus proyectos terminan constantemente, fuera de presupuesto, tarde sin cumplir los requisitos acordados<\/em><\/p>\n

    \n
  • Los Procesos y las t\u00e9cnicas utilizadas son d\u00e9biles e incompatibles entre los Gerentes de Proyectos<\/strong><\/em><\/li>\n
  • La Gesti\u00f3n de Proyectos <\/strong>se suele aplicar en forma reactiva y no se considera que aporte valor<\/em><\/li>\n
  • El tiempo requerido para la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/strong><\/em>, proactivamente, no est\u00e1 integrado en un plan de trabajo y se considera un gastos superfluo.<\/em><\/li>\n
  • A pesar de la falta de planeaci\u00f3n y de la Gesti\u00f3n formal de Proyectos<\/strong>, estos son exitosos<\/strong>, a trav\u00e9s de cargas pesadas y horas extraordinarias, en todo el ciclo de vida.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n

    La disciplina en la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/strong> es una forma probada de superar estas deficiencias.<\/p>\n

    Realizar una buena Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> no significa que no se tendr\u00e1n problemas ni que los riesgos desaparecer\u00e1n. No significa que no habr\u00e1 sorpresas. El valor de la buena Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> es disponer de procesos normalizados de trabajo, para enfrentar todos estos eventos.<\/p>\n<\/div>\n

    El Costo de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/p>\n

    \n

    Por supuesto, aplicar la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> tiene un costo, tanto a nivel organizacional como a nivel de Proyecto<\/em><\/strong>. Algunos gastos a nivel organizaci\u00f3n; como la creaci\u00f3n de una Oficina de Proyectos<\/em><\/strong>, son a largo plazo. Los costos a nivel Proyecto<\/em><\/strong> son a m\u00e1s corto plazo e incluyen los gastos no recurrentes asociados al aprendizaje de nuevas t\u00e9cnicas y plantillas para Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>.<\/p>\n

    En \u00faltima instancia, si el resultado de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> redunda en que estos se terminan con mayor lentitud, cuestan m\u00e1s y con mala calidad, no tendr\u00eda sentido utilizarla<\/em><\/strong>. Por el contrario, el uso de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> ofrece mayor probabilidad de que un Proyecto <\/em><\/strong>ser\u00e1 concluido a tiempo, dentro del presupuesto y con un nivel aceptable de calidad.<\/p>\n

    El costo y beneficio son factores para escalar los procesos de Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>. Usted no querr\u00e1 utilizar los mismos procesos para un Proyecto<\/em><\/strong> de diez millones que para uno de diez mil d\u00f3lares. Es importante asegurar en cualquier Proyecto<\/em><\/strong>, sin importar su tama\u00f1o, que los procesos de Gesti\u00f3n<\/em><\/strong> ofrezcan m\u00e1s valor del que cuestan.<\/p>\n<\/div>\n

    Propuesta de Valor de Alto Nivel<\/p>\n

    \n

    Demostrar el valor de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> es complicado, por la dificultad de aislar los beneficios, frente a lo que hubiera ocurrido de no haber utilizado la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>. Una opci\u00f3n es observar diversos aspectos y mostrar el valor relativo a cada componente. Los procesos y las t\u00e9cnicas de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> se usan para coordinar recursos y obtener resultados previsibles.<\/p>\n

    Por supuesto que Implantar un conjunto com\u00fan de procesos para la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>, requiere de esfuerzo y recursos, sin embargo, el valor generado para la organizaci\u00f3n es mucho mayor, e incluye:<\/p>\n

      \n
    • Establecer una mayor expectativa, gracias a una estimaci\u00f3n inicial, una planeaci\u00f3n y definici\u00f3n del proyecto.<\/em><\/li>\n
    • Una ejecuci\u00f3n m\u00e1s r\u00e1pida gracias al uso de plantillas y procesos comunes.<\/em><\/li>\n
    • Menos problemas en el proyecto, por usar procesos de una Gesti\u00f3n Proactiva de Proyectos<\/strong>.<\/em><\/li>\n
    • Una mejor toma de decisiones a nivel organizaci\u00f3n, a trav\u00e9s de una comunicaci\u00f3n m\u00e1s eficaz de los Proyectos.<\/em><\/li>\n
    • Mayor satisfacci\u00f3n del Cliente y menos re procesos en la construcci\u00f3n de un producto de calidad desde la primera vez.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n

      Mejor Estimaci\u00f3n, Planeaci\u00f3n y Definici\u00f3n del Proyecto<\/strong><\/p>\n

      \n

      \u00bfCu\u00e1ntas veces has escuchado o has estado involucrado en un proyecto que fue un rotundo fracaso? O simplemente no fue tan exitoso como se esperaba. \u00bfAlguna vez has echado un ojo al pasado tratando de entender qu\u00e9 hizo que el proyecto fracasara? Entonces lo m\u00e1s probable es que te hayas percatado del valor de invertir tiempo en la planeaci\u00f3n.<\/p>\n

      La planeaci\u00f3n es el principal enfoque de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>, porque permite, tanto al equipo asignado al Proyecto<\/em><\/strong> como al mismo Cliente<\/em><\/strong>, compartir una percepci\u00f3n com\u00fan de los entregables y la fecha de entrega, lo que costar\u00e1, qui\u00e9n y c\u00f3mo se har\u00e1 el trabajo, incluyendo:<\/p>\n

        \n
      • Comprender y llegar a acuerdos sobre los objetivos del proyecto, los entregables, alcances, riesgos, costos, enfoque, etc.<\/em><\/li>\n
      • Determinar si el plan original de negocio es v\u00e1lido. Por ejemplo, si un proyecto requiere 10.000 horas hombre puede tener sentido de negocio. Si el proceso de planeaci\u00f3n determina que el esfuerzo es en realidad de 20.000 horas, el proyecto puede no tener sentido.<\/em><\/li>\n
      • Asegurare que los recursos est\u00e9n disponibles cuando se necesiten.<\/em><\/li>\n
      • Definir una l\u00ednea base de alto nivel de avance, que se pueda comparar y medir.<\/em><\/li>\n
      • Trabajar anticipadamente con el Cliente en los procesos utilizados para gestionar el proyecto.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n

        Declaraci\u00f3n de Valor<\/p>\n

        \n

        El proceso de planeaci\u00f3n y el uso de definiciones comunes, determina expectativas comunes, asegura la realizaci\u00f3n del trabajo correcto y puede resultar en la cancelaci\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> sin un modelo de negocio viable.<\/p>\n<\/div>\n

        Re\u00faso de Procesos y Plantillas<\/p>\n

        \n

        La gente entiende intuitivamente que es m\u00e1s r\u00e1pido y m\u00e1s barato reusar algo que ya existe en lugar de crear algo similar a partir de cero. Cuando se crea un conjunto de plantillas y procesos de Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> y se usan habitualmente en cada Proyecto<\/em><\/strong>, cada instancia representa un ahorro de tiempo que de otro modo, se habr\u00eda gastado en la creaci\u00f3n de procesos desde cero.<\/p>\n<\/div>\n

        Declaraci\u00f3n de Valor<\/p>\n

        \n

        El uso de plantillas y los procesos de Gesti\u00f3n de Proyectos comunes se traducir\u00e1 en ahorro de costos y tiempo, asociados con tener que desarrollar desde cero en cada proyecto.<\/p>\n<\/div>\n

        Procesos de Gesti\u00f3n Proactiva de Proyectos<\/p>\n

        \n

        Olvida a la gente que se queja de que la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> es s\u00f3lo un mont\u00f3n de Gastos.<\/p>\n

        Todo Proyecto<\/em><\/strong> tiene problemas. La pregunta es: \u00bfSe toma la iniciativa para resolverlos o se resolver\u00e1n sobre la marcha. Todo Proyecto<\/em><\/strong> enfrenta riesgos potenciales. Las preguntas son; \u00bfResolverlos anticipadamente, o esperar hasta que estos surjan? \u00bfComunicarlos proactivamente o enfrentar los malentendidos causados por la falta de informaci\u00f3n del Proyecto<\/em><\/strong>?<\/p>\n

        Las caracter\u00edsticas de un Proyecto<\/em><\/strong>, no cambian por usar o no, un proceso formal de Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>. Lo que cambia es c\u00f3mo los eventos se tratan cuando el Proyecto<\/em><\/strong> est\u00e1 en curso. \u00bfSon tratados aleatoria, reactiva o proactivamente, a trav\u00e9s de un proceso debidamente planeado?<\/p>\n<\/div>\n

        Declaraci\u00f3n de Valor<\/p>\n

        \n

        Procesos proactivos y consistentes en lugar de ayudas de \u00faltima hora, generan Proyectos<\/em><\/strong> m\u00e1s r\u00e1pidos, m\u00e1s baratos y de calidad superior.<\/p>\n<\/div>\n

        Comunicaci\u00f3n Efectiva<\/p>\n

        \n

        Un factor cr\u00edtico de \u00e9xito de todo Proyecto,<\/em><\/strong> es la comunicaci\u00f3n efectiva en las expectativas de Clientes<\/em><\/strong> y patrocinadores. Si estas personas no est\u00e1n bien informados del avance del Proyecto<\/em><\/strong>, existe un mayor riesgo de problemas y dificultades, debido a los distintos niveles de expectativas. De hecho, en muchos casos los conflictos no surgen por problemas reales, sino porque Clientes<\/em><\/strong> o patrocinadores se sienten sorprendidos.<\/p>\n<\/div>\n

        Declaraci\u00f3n de Valor<\/strong><\/p>\n

        \n

        La comunicaci\u00f3n proactiva permite: manejar mejor las expectativas, evitar malos entendidos y conflictos, proporciona mejor informaci\u00f3n para la toma de decisiones.<\/p>\n<\/div>\n

        Crear Productos de Mayor Calidad desde la Primera vez<\/p>\n

        \n

        La Gesti\u00f3n de Calidad<\/em><\/strong> exige implantar procesos para garantizar que el trabajo se realiza con alta calidad desde la primera vez. La pr\u00e1ctica de unos procesos simples de Gesti\u00f3n de Calidad<\/em><\/strong>, ofrecen mayor nivel de calidad, evitan gastos y el tiempo que representa arreglar las cosas despu\u00e9s de los hechos. Muchos equipos piensan que van muy bien hasta que llega el final y aparecen problemas en sus resultados finales. Entonces se dan cuenta de la gran cantidad de re trabajo que hacer, y el plan se va al traste.<\/p>\n<\/div>\n

        Declaraci\u00f3n de Valor<\/strong><\/p>\n

        \n

        La Gesti\u00f3n de la Calidad<\/em><\/strong>, a trav\u00e9s de la detecci\u00f3n oportuna de problemas en el proyecto, ayuda a: crear entregables correctos desde la primera vez, ahorrar costos globales, adem\u00e1s de concluir en tiempo y forma.<\/p>\n<\/div>\n

        Otros puntos de valor<\/strong><\/p>\n

        \n

        Existen otros aspectos de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> que aportan valor, incluyendo el manejo eficaz del alcance, la definici\u00f3n y compilaci\u00f3n de indicadores, el control proactivo de planes de trabajo, etc. Sin embargo, los puntos anteriores, enmarcan los argumentos suficientes de valor para justificar la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong>.<\/p>\n<\/div>\n

        Resumen<\/strong><\/p>\n

        \n

        Es imposible dar un conjunto exacto de argumentos para convencer a los ejecutivos de cada empresa. Los argumentos que son v\u00e1lidos para una empresa pueden ser muy diferentes en otra compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n

        Sin embargo, no importa la situaci\u00f3n actual de su empresa, los puntos antes mencionados son comunes en todas las empresas. Entonces para Vender<\/em><\/strong> la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> a los ejecutivos de su organizaci\u00f3n, es identificar el tipo de dolor que \u00e9sta enfrenta hoy d\u00eda.<\/p>\n

        Despu\u00e9s analice los distintos componentes de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> y defina c\u00f3mo pueden impactar positivamente su entorno. Considere que no podr\u00e1 vender la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> utilizando m\u00e9tricas complejas.<\/p>\n

        La aplicaci\u00f3n de la Gesti\u00f3n de Proyectos<\/em><\/strong> es una iniciativa de cambio de la cultura, y la mayor\u00eda de las iniciativas de este tipo dependen de algunos n\u00fameros sencillos.<\/p>\n

        Aseg\u00farese de hablar de beneficios directos para los proyectos en t\u00e9rminos de costos, plazos y calidad. Aseg\u00farese de hacer coincidir los beneficios del proyecto con el logro de los objetivos de negocio de la organizaci\u00f3n y que son un aporte importante para responder a los retos empresariales y para conducir el negocio hacia su visi\u00f3n de futuro.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Sin duda, disponer de un conjunto com\u00fan de procesos de Gesti\u00f3n de Proyectos genera valor a una organizaci\u00f3n. Incluso si \u00e9sta utiliza brillantes metodolog\u00edas, aun hay valor en la aplicaci\u00f3n de un conjunto com\u00fan de procesos luminosos para la Gesti\u00f3n de Proyectos que se utilizan en proyectos similares. 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