{"id":79,"date":"2010-08-17T15:08:13","date_gmt":"2010-08-17T21:08:13","guid":{"rendered":"http:\/\/proyectum.wordpress.com\/?p=79"},"modified":"2010-08-17T15:08:13","modified_gmt":"2010-08-17T21:08:13","slug":"la-solicitud-de-propuestas-esa-poderosa-herramienta","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/sistema\/blog\/la-solicitud-de-propuestas-esa-poderosa-herramienta\/","title":{"rendered":"La solicitud de propuestas, esa poderosa herramienta&#8230;"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align:right;\">Por Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP, ITIL,CC,ACB<\/p>\n<p style=\"text-align:right;\"><strong>\u00a0<\/strong><em>\u201cLa risa que es comprada con el sacrificio de la decencia, <\/em><em>tiene un costo muy elevado\u201d<\/em><strong> <\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align:right;\">Marco Fabio Quintiliano<\/p>\n<p style=\"text-align:right;\">Ret\u00f3rico y pedagogo Hispanorromano<\/p>\n<p style=\"text-align:right;\"><strong>&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;&#8212;<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong><span style=\"color:#ffcc00;\">Pasos cruciales a seguir al elegir a un proveedor <\/span><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Si su organizaci\u00f3n est\u00e1 usando un consultor o profesional independiente para ayudarlo a mejorar su sitio web, renovar su red de comunicaciones, reconstruir sus bases de datos, redise\u00f1ar un proceso o servicio, definir su estrategia, generar un nuevo producto, construir una nueva planta, etc. Una sana recomendaci\u00f3n que puedes seguir es elaborar una solicitud de propuestas, el RFP puede ser una de tus \u00a0herramientas m\u00e1s valiosas al momento de tomar importantes decisiones para tu proyecto.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Un RFP es un documento que contiene una lista detallada de los requerimientos de tecnolog\u00eda y de negocio para un proyecto o programa dado. Este documento es enviado t\u00edpicamente a un grupo de proveedores pre-seleccionado con el fin de pedirles sus propuestas, obteniendo\u00a0 lo mejor de ellos y al mismo tiempo cubriendo las necesidades de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Escribir un RFP requiere una buena cantidad de tiempo y esfuerzo, por lo que es muy recomendable que la organizaci\u00f3n establezca con claridad bajo qu\u00e9 criterios se deber\u00e1 forzosamente emitir un RFP. Por ejemplo, dependiendo del presupuesto de los proyectos que maneja su organizaci\u00f3n, podr\u00eda establecerse que aquellos proyectos que se estimen por debajo de los $100,000.00 pesos, no requieran la elaboraci\u00f3n de un documento de esta naturaleza. O bien, se puede tomar en cuenta la importancia estrat\u00e9gica de un proyecto para exigir la elaboraci\u00f3n de un RFP aun cuando la inversi\u00f3n asociada no sea significativa.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Si decides llevar a cabo e proceso de elaboraci\u00f3n del RFP pero nunca has participado en uno, considera la contrataci\u00f3n de un consultor para ayudarte a hacer el borrador del documento.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Para iniciar, hemos preparado algunas consideraciones b\u00e1sicas para cada fase del proceso de generaci\u00f3n del RFP. La longitud y el contenido de cada RFP as\u00ed como la duraci\u00f3n de las actividades para escribirlo, \u00a0variar\u00e1 en funci\u00f3n de las caracter\u00edsticas del proyecto (alcance, presupuesto, tiempo disponible, complejidad) y de la organizaci\u00f3n (pol\u00edticas, n\u00famero de actores, entendimiento de los requerimientos, etc.). Por ejemplo, en algunos casos, la sola elaboraci\u00f3n del RFP se maneja como un proyecto independiente dada la importancia estrat\u00e9gica del proyecto que ser\u00e1 llevado a cabo.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>\u00bfQu\u00e9 tipos de documentos existen para conducir el proceso de compras?<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Espec\u00edficamente en la fase de planeaci\u00f3n y aunque pueden variar en nombre de organizaci\u00f3n a organizaci\u00f3n, los documentos m\u00e1s comunes son:<\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li>Solicitud de Informaci\u00f3n (RFI)<\/li>\n<li>Solicitud de Propuestas (RFP)<\/li>\n<li>Solicitud de Cotizaci\u00f3n (RFQ)<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\">Aunque muchas veces los t\u00e9rminos son usados a manera de sin\u00f3nimos, existen en realidad diferencias significativas entre estos documentos. A continuaci\u00f3n los explico en orden de aparici\u00f3n en el proyecto:<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>\u00a0<\/strong><strong>Solicitud de Informaci\u00f3n &#8211; Request for Information \u00a0(RFI)<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Este documento, usado para planear, es comparable a una hoja de caracter\u00edsticas. En el caso de proyectos muy peque\u00f1os, este documento puede ser usado de igual forma para tomar la decisi\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>Solicitud de Cotizaciones \u2013 Request for Quote (RFQ)<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Este documento es m\u00e1s apropiado si necesita obtener los precios de un producto o servicio ya empaquetado o tipo <em>commodity<\/em>, como correo electr\u00f3nico o bien, hospedaje de p\u00e1ginas. El RFQ se usa si ya se tienen preparados los requerimientos y la decisi\u00f3n ser\u00e1 tomada con base en un an\u00e1lisis cuantitativo de las propuestas de precio de los participantes.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>Solicitud de Propuestas \u2013 Request for Proposals (RFP)<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Este documento es m\u00e1s complejo de preparar que cualquiera de los dos anteriores. A menudo involucra el elaborar un conjunto de criterios de evaluaci\u00f3n m\u00e1s extenso y complejo, basados no solo en precio, sino en el costo total de propiedad (es decir, que tanto encaja el producto en la infraestructura tecnol\u00f3gica de la organizaci\u00f3n) y la compatibilidad de la soluci\u00f3n y el proveedor con la cultura y objetivos de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>\u00a0<\/strong><strong>\u00bfCu\u00e1ndo necesita un RFP mi organizaci\u00f3n?<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">El RFP se redacta usualmente al final de la fase de an\u00e1lisis de requerimientos de un proyecto. Entre m\u00e1s complejo, de alto impacto y de larga duraci\u00f3n sea el proyecto, el RFP ser\u00e1 de mayor valor para la organizaci\u00f3n. En proyectos peque\u00f1os (Por ejemplo aquellos con presupuestos menores de 10,000.00 d\u00f3lares) quiz\u00e1 no valga la pena el esfuerzo a menos que el impacto del la soluci\u00f3n sea substancial para la estrategia de la organizaci\u00f3n. Si tienes un proyecto mucho m\u00e1s peque\u00f1o o simple, quiz\u00e1s quieras considerar un proceso de evaluaci\u00f3n informal en lugar de seguir todo el protocolo que conlleva un RFP.\u00a0 A continuaci\u00f3n te presentamos una tabla que te puede apoyar esta decisi\u00f3n.<\/p>\n<table style=\"text-align:justify;\" border=\"1\" cellspacing=\"0\" cellpadding=\"0\">\n<thead>\n<tr>\n<td width=\"238\"><strong>Criterios <\/strong><\/td>\n<td width=\"170\"><strong>Proceso Formal <\/strong><\/td>\n<td width=\"162\"><strong>Proceso Informal<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"238\">Presupuesto estimado<\/td>\n<td width=\"170\">Mayor de 10,000.00<\/td>\n<td width=\"162\">Menor o igual a 10,000.00<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"238\">Duraci\u00f3n estimada<\/td>\n<td width=\"170\">Varios meses o a\u00f1os<\/td>\n<td width=\"162\">Algunas semanas<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"238\">Impacto para la organizaci\u00f3n<\/td>\n<td width=\"170\">Moderado \u2013 Alto<\/td>\n<td width=\"162\">Bajo &#8211; Moderado<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"238\">Espectro de soluciones<\/td>\n<td width=\"170\">Amplio rango de soluciones \/ opciones<\/td>\n<td width=\"162\">Rango reducido de opciones y soluciones<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"238\">Longitud aproximada del documento<\/td>\n<td width=\"170\">De 20 hojas en adelante<\/td>\n<td width=\"162\">Menos de 10 hojas<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"238\">Nivel de detalle<\/td>\n<td width=\"170\">Mayor<\/td>\n<td width=\"162\">Visi\u00f3n general, visi\u00f3n de alto nivel<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>\u00a0<\/strong><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es necesario un RFP?<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong>\u00a0<\/strong>El RFP es una herramienta extremadamente valiosa para asegurar que los proveedores entreguen las soluciones exactas que tu proyecto necesita. Las principales ventajas de usar esta herramienta son:<\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Alineaci\u00f3n interna: <\/strong>Obliga a la organizaci\u00f3n a establecer con claridad las necesidades existentes antes de involucrar a un proveedor. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Propuestas m\u00e1s precisas: <\/strong>Permite a los proveedores entender claramente las necesidades de su posible cliente de modo que pueda preparar una propuesta mejor y m\u00e1s precisa en t\u00e9rminos de costos y tiempos. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong><\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Soluciones comparables: <\/strong>Asegura que cada proveedor recibe el mismo tipo de requerimientos y por lo tanto producir soluciones similares y comparables. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong><\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Transparencia: <\/strong>En compras de mayor cuant\u00eda, el RFP es el ant\u00eddoto ideal para evitar o reducir suspicacias y para evitar caer en favoritismos.<strong> <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong><\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>Prerrequisitos para un proceso de integraci\u00f3n de un RFP exitoso<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">El proceso de escribir una Solicitud de Propuestas puede ser realmente complicado pues involucra a muchos actores, tanto dentro como fuera de tu organizaci\u00f3n. Dado que tambi\u00e9n involucra una inversi\u00f3n significativa, tanto en aspecto humano como financiero, puede tambi\u00e9n ser una actividad que requiera personal de alto perfil. Por lo tanto, es altamente recomendable que cuentes con los siguientes requisitos antes de que arranques este proceso:<\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li>Identifica las metas y objetivos organizacionales<\/li>\n<li>Identifica los actores clave<\/li>\n<li>Identifica los objetivos del proyecto<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\"><span style=\"color:#ffcc00;\"><strong>Consejos adicionales<\/strong> <\/span><\/p>\n<p style=\"text-align:justify;\">Otros puntos a considerar al preparar un RFP:<\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Un RFP no es un contrato:<\/strong> Este documento representa s\u00f3lo una lista de requerimientos. No debe ser confundido con una oferta de trabajo. Para ello, necesitar\u00e1s un contrato bien redactado que detalle los t\u00e9rminos y condiciones que las partes involucradas han acordado.<\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Los proveedores deben absorber los costos de la propuesta: <\/strong>Cualquier gasto incurrido en preparar la propuesta debe ser cubierto solo por los proveedores que est\u00e1n respondiendo al RFP, no por la organizaci\u00f3n que lo origina. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>El emisor del RFP manda en el proceso: <\/strong>Esto no quiere decir que puedas hacer lo que quieras, pero se puede asentar en el RFP que el solicitante se reserva el derecho de aceptar o rechazar una o todas las respuestas que reciba, aun si todos los requerimientos establecidos se cumplen. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong><\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li><strong>Cuida la transparencia: <\/strong>Quiz\u00e1s resulte obvio pero es necesario cuidar la equidad y transparencia del proceso. Si alguno de los participantes te pide una cita para aclarar dudas, concede el mismo derecho a todos los participantes. Si alg\u00fan proveedor tiene una duda, manda informaci\u00f3n con la respuesta a todos los involucrados. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align:justify;\"><strong><\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align:justify;\">\n<li style=\"text-align:justify;\"><strong>No caigas en el juego de los proveedores: <\/strong>Ten cuidado con invitaciones a comer o prerrogativas que recibas de los proveedores. Aunque pueden ser muestras sinceras de su afecto, en este momento \u00a0pueden viciar el proceso. Evita cualquier acercamiento con alguno de los proveedores durante el proceso de compra y aun despu\u00e9s verifica las pol\u00edticas de tu empresa acerca de ese punto. <strong><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Resumen ejecutivo: Una de las 9 \u00e1reas de conocimiento es la de Administraci\u00f3n de Compras, esta \u00e1rea de conocimiento se ocupa de asegurar que la materia prima, insumos, productos o servicios necesarios para llevar el proyecto a buen t\u00e9rmino y que no est\u00e1n disponibles en la organizaci\u00f3n, sean adquiridos en las mejores condiciones.<br \/>\nLa Gu\u00eda PMBOK prev\u00e9 todo el ciclo de vida de la compra, sin embargo en este art\u00edculo nos vamos a centrar en la creaci\u00f3n de uno de los documentos de compra citados en el apartado de las salidas del proceso 12.1.4 y que corresponde a los documentos del plan de compras. El documento resulta ser una poderosa herramienta para sustentar el proceso de compras y para hacerlo m\u00e1s equitativo, transparente y en t\u00e9rminos generales, ayudar a que se tome la mejor decisi\u00f3n, considerando los aspectos m\u00e1s importantes para la organizaci\u00f3n.<br \/>\nComo es de todos sabido, la Gu\u00eda PMBOK no establece el como de las cosas por lo que, en este art\u00edculo hablaremos un poco de la famosa Solicitud de Propuestas o Request for Proposal (RFP, por sus siglas en ingl\u00e9s) y de algunos aspectos que debes considerar si quieres usarla en tu beneficio y el de tu proyecto.<\/p>\n","protected":false},"author":19,"featured_media":8258,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"content-type":"","footnotes":""},"categories":[57],"tags":[],"class_list":["post-79","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-direccion-de-proyectos"],"acf":[],"featured_image_src":{"landsacpe":false,"list":false,"medium":false,"full":false},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.4 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>La solicitud de propuestas, esa poderosa herramienta... - Proyectum<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Resumen ejecutivo: Una de las 9 \u00e1reas de conocimiento es la de Administraci\u00f3n de Compras, esta \u00e1rea de conocimiento se ocupa de asegurar que la materia prima, insumos, productos o servicios necesarios para llevar el proyecto a buen t\u00e9rmino y que no est\u00e1n disponibles en la organizaci\u00f3n, sean adquiridos en las mejores condiciones. 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