{"id":8417,"date":"2019-02-05T15:38:57","date_gmt":"2019-02-05T21:38:57","guid":{"rendered":"http:\/\/www.proyectum.lat\/?p=4715"},"modified":"2019-02-05T15:38:57","modified_gmt":"2019-02-05T21:38:57","slug":"beneficios-de-una-pmo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/sistema\/blog\/beneficios-de-una-pmo\/","title":{"rendered":"Beneficios de una PMO"},"content":{"rendered":"\n<p>Por: Jorge Vald\u00e9s\nGarciatorres, PMP, SMC<\/p>\n\n\n\n<p style=\"text-align:right\"><em>\u201cCuando se trata de estategia, el poder de la visibilidad nunca puede ser subestimado.\u201d<\/em><\/p>\n\n\n\n<p style=\"text-align:right\">Margaret cho<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>direcci\u00f3n de proyectos<\/strong> es una disciplina que algunos odian y otros aman. En realidad, es una forma de organizar el trabajo para obtener resultados consistentes. <\/p>\n\n\n\n<p>Si las organizaciones lo hacen con aspiraciones de excelencia, pueden construir un sistema de trabajo que garantice su permanencia en el mercado por a\u00f1os. <strong>Este sistema de trabajo es el que contribuye a inventar y hacer realidad el futuro de las organizaciones<\/strong>. Este sistema de trabajo en realidad es parte de un sistema mayor, por lo que se interconecta con los sistemas de estrategia, el sistema de procesos de negocio y el sistema de innovaci\u00f3n. De \u00e9stos, hablaremos en otras entregas. <\/p>\n\n\n\n<p>Vi\u00e9ndolo sin apasionamientos,<strong> todas las empresas llevan a cabo proyectos<\/strong>. Cualquier proceso, servicio, producto de una organizaci\u00f3n se ha de crear dos veces, una cuando se concibe la idea y otra cuando se lleva a cabo el proyecto que le da forma, lo aterriza y lo deja listo para que el sistema de procesos de negocio lo opere de manera cotidiana y genere el valor que espera la organizaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>En cualquier lugar, las grandes corporaciones multinacionales o las empresas con cierto grado de consistencia en la entrega de resultados trabajan con alg\u00fan grado de madurez en su <strong>sistema de direcci\u00f3n de proyectos<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Desde mi punto de vista, tu organizaci\u00f3n encontrar\u00e1 valor al contar con buenas y <strong>s\u00f3lidas pr\u00e1cticas de direcci\u00f3n de proyectos<\/strong>. De hecho, entre m\u00e1s abundantes y m\u00e1s grandes sean los proyectos en tu organizaci\u00f3n, mayor ser\u00e1 el beneficio de formalizar este tipo de pr\u00e1cticas. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cu\u00e1l es el valor de la direcci\u00f3n de proyectos<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Hablar de valor en t\u00e9rminos generales es subjetivo.\nDepender\u00e1 del estado de madurez de la organizaci\u00f3n y de los objetivos\nespec\u00edficos que busque en funci\u00f3n de su situaci\u00f3n particular. <\/p>\n\n\n\n<p>Por otra parte, cuando se busca fortalecer una pr\u00e1ctica de trabajo a nivel organizacional es importante tener presente que las acciones que se definan no dar\u00e1n fruto de manera inmediata, requiere una estrategia integral, que involucre a los colaboradores en el cambio y que se tenga la \u201c<strong>paciencia corporativa<\/strong>\u201d para poder cosechar los resultados. Este periodo de espera se conoce en t\u00e9rminos metaf\u00edsicos como <strong>ley de generaci\u00f3n<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>En general, el valor de contar con un proceso\nformal para dirigir proyectos puede incluir todos o algunos de los siguientes: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Reducci\u00f3n del ciclo de vida para entregar una\nsoluci\u00f3n. <\/li><li>Reducci\u00f3n de costos asociados con la entrega de\nproductos y\/o servicios.<\/li><li>Mejora en la calidad de los resultados.<\/li><li>Identificaci\u00f3n temprana de riesgos, problemas y\natenderlos con un enfoque proactivo.<\/li><li>Mejora en la contenci\u00f3n y administraci\u00f3n del alcance.<\/li><li>M\u00e1s oportunidades para reutilizar activos y apalancar\nel conocimiento organizacional.<\/li><li>Mejora la precisi\u00f3n de las estimaciones.<\/li><li>Mejor comunicaci\u00f3n con clientes y stakeholders. <\/li><li>Mejora la percepci\u00f3n que los clientes tienen de tu\norganizaci\u00f3n.<\/li><li>Mejora la administraci\u00f3n del personal y en general,\nlos recursos asignados a los proyectos.<\/li><li>Reducci\u00f3n del tiempo y costos asociados con el inicio\nde nuevos proyectos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Algunas organizaciones utilizan enfoques formales y\nrobustos de direcci\u00f3n de proyectos. Esto porque se supone que el resultado del\nproyecto en s\u00ed mismo tiene alg\u00fan beneficio para el negocio. Sin embargo, una\ngran cantidad de empresas de todo tipo y tama\u00f1o, carecen de una pr\u00e1ctica\nhomologada para conducir sus proyectos. <\/p>\n\n\n\n<p>Existen numerosos estudios publicados en donde se establecen las <strong>principales causas de fracaso de los proyectos<\/strong> y donde se habla del <a href=\"https:\/\/www.researchgate.net\/publication\/279312485_The_impact_of_project_management_PM_and_benefits_management_BM_practices_on_project_success_Towards_developing_a_project_benefits_governance_framework\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (opens in a new tab)\">valor intr\u00ednseco<\/a> de contar con una <strong>disciplina corporativa de direcci\u00f3n de proyectos<\/strong>. Sin embargo, muchos esfuerzos para contar con este conjunto de procesos comunes fracasan muy frecuentemente. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>La oficina de proyectos PMO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Organizaciones que han tenido \u00e9xito en la implementaci\u00f3n de esta visi\u00f3n, han encontrado <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (opens in a new tab)\" href=\"https:\/\/www.pmi.org\/learning\/library\/project-office-management-competitive-advantage-5843\" target=\"_blank\">valor adicional<\/a> al <strong>definir una entidad que se dedica a auxiliar a las distintas \u00e1reas en la adopci\u00f3n de esta disciplina<\/strong> en la organizaci\u00f3n.&nbsp; <strong>Esta entidad se conoce como Oficina de Administraci\u00f3n de Proyectos (PMO por las siglas de Project Management Office)<\/strong>. Bien manejada, puede ser un verdadero catalizador para la adaptaci\u00f3n, adopci\u00f3n y uso consistente de una disciplina formal en la organizaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n<p>En un nivel estrat\u00e9gico, la PMO est\u00e1 siendo, cada\nvez m\u00e1s, un componente esencial que contribuye a:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Identificar los beneficios<\/strong> asociados a cada proyecto y asegurar que estos se alcancen con procesos de seguimiento m\u00e1s all\u00e1 de esperar al t\u00e9rmino del proyecto.<\/li><li><strong>Priorizar y seleccionar los proyectos<\/strong> con base en el punto anterior (esto se conoce como administraci\u00f3n del portafolio de proyectos).<\/li><li><strong>Asegurar la alineaci\u00f3n de los proyectos con la estrategia<\/strong> de la organizaci\u00f3n. <\/li><li>Fomentar un liderazgo ejecutivo activo y positivo. <\/li><li>Ofrecer <strong>visibilidad de los proyectos<\/strong>, para facilitar la toma de decisiones informadas e incrementar las probabilidades de que concluyan exitosamente y, por lo tanto, aportar al \u00e9xito futuro de toda la organizaci\u00f3n. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>En\nun nivel m\u00e1s t\u00e1ctico, el valor proporcionado por la PMO se sintetiza en los\nsiguientes puntos: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Definir y desplegar un conjunto com\u00fan de procesos y formatos para la direcci\u00f3n de proyectos.<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Estos\nayudan, por una parte, a evitar que cada gerente de proyecto tenga que crear\nlos suyos por s\u00ed mismo cada vez que un proyecto est\u00e1 por iniciar; dando\nconsistencia a la informaci\u00f3n que se genera durante la ejecuci\u00f3n del proyecto. <\/p>\n\n\n\n<p>Los\nregistros de los proyectos se vuelven parte de los activos de la organizaci\u00f3n,\nproporcionando informaci\u00f3n hist\u00f3rica, que puede ser muy valiosa para futuros\nproyectos.&nbsp; <\/p>\n\n\n\n<p>Estos\nprocesos e informaci\u00f3n reutilizables contribuyen a reducir el tiempo que toma\niniciar nuevos proyectos, con mucho menos esfuerzo y con mayor solidez al\nreutilizar informaci\u00f3n de proyectos simulares concluidos anteriormente. <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Integrar la metodolog\u00eda y actualizarla seg\u00fan sea necesario.<\/strong> <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Con\nesto se reflejan las pr\u00e1cticas que han demostrado dar buenos resultados en la\norganizaci\u00f3n y plantear mejoras en general. Por lo tanto, en la medida en que\nlas mejoras est\u00e1n disponibles, \u00e9stas son desplegadas de manera consistente\nhacia toda la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Facilita la comunicaci\u00f3n<\/strong> al tener un conjunto com\u00fan de procesos, informaci\u00f3n e incluso terminolog\u00eda. Existe una menor cantidad de malentendidos y confusi\u00f3n dentro de la organizaci\u00f3n si cada uno usa el mismo lenguaje y la misma terminolog\u00eda para el trabajo relacionado con los proyectos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Configura, da soporte y administra un repositorio central de informaci\u00f3n<\/strong>, de manera que los entregables y registros de proyectos anteriores puedan ser reutilizados por proyectos similares, constituy\u00e9ndose en activos para la empresa e incrementando la productividad de la organizaci\u00f3n. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Proporciona capacitaci\u00f3n<\/strong> (ya sea internamente o a trav\u00e9s de proveedores), para crear habilidades clave de direcci\u00f3n de proyectos en las personas y un conjunto com\u00fan de experiencias. Incluso, si la capacitaci\u00f3n es brindada por la PMO, existe una reducci\u00f3n de los costos pagados a terceros por este concepto.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Proporciona servicios de coaching<\/strong> para los responsables de proyectos, de este modo se trabaja proactivamente en problemas e incidentes e incluso, se reducen las incidencias. Los proyectos en riesgo pueden tambi\u00e9n ser \u201ccoachados\u201d para asegurar que no vayan de mal en peor.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Obtiene y da seguimiento a la informaci\u00f3n b\u00e1sica<\/strong> con respecto al estado actual de todos los proyectos en la organizaci\u00f3n, sintetiza esta informaci\u00f3n y ofrece visibilidad a la alta direcci\u00f3n de manera frecuente, peri\u00f3dica y consistente. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Da seguimiento a indicadores<\/strong> institucionales del estado de la direcci\u00f3n de proyectos, la entrega de resultados y el valor general con el que esta disciplina est\u00e1 contribuyendo al negocio.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La <strong>PMO act\u00faa como un impulsor y catalizador de la adopci\u00f3n de buenas pr\u00e1cticas de direcci\u00f3n de proyectos<\/strong> dentro de la organizaci\u00f3n. Esto incluye la sensibilizaci\u00f3n, formaci\u00f3n y venta a la alta direcci\u00f3n y otros stakeholders clave, respecto al valor que obtiene la organizaci\u00f3n al tener visibilidad de su estrategia e incrementar su productividad mediante el <strong>despliegue de una PMO<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>Recursos que te queremos compartir<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Finalmente, comparto con ustedes, algunos recursos que podr\u00edan resultarles interesantes. En <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (opens in a new tab)\" href=\"http:\/\/www.proyectum.lat\/2017\/09\/25\/6-funciones-clave-en-una-pmo-que-genera-valor\/\" target=\"_blank\">este art\u00edculo<\/a> compart\u00ed algunas de las funciones clave de una PMO y hace diez a\u00f1os particip\u00e9 como ponente en el congreso de direcci\u00f3n de proyectos global del PMI que fue celebrado en Sao Paulo. Ah\u00ed, ofrec\u00ed una conferencia en donde habl\u00e9 de <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (opens in a new tab)\" href=\"https:\/\/www.pmi.org\/learning\/library\/agile-project-management-office-expectations-7069\" target=\"_blank\">un enfoque \u00e1gil para desplegar una Oficina de Proyectos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Si tienes pensado implementar una PMO en tu organizaci\u00f3n <a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"esta plantilla gratuita que ponemos a tu disposici\u00f3n (opens in a new tab)\" href=\"http:\/\/www.proyectum.lat\/template-pmo\" target=\"_blank\">esta plantilla gratuita que ponemos a tu disposici\u00f3n<\/a> para el <strong>dise\u00f1o conceptual de una Oficina de Proyectos<\/strong> te ser\u00e1 de gran ayuda.<\/p>\n\n\n\n<p>En <strong>Proyectum<\/strong> contamos con un taller basado en estos dos documentos, en donde te ayudamos a hacer la justificaci\u00f3n y despliegue de una PMO ad-hoc para tu organizaci\u00f3n. Si te interesa conocer m\u00e1s, por favor <a href=\"https:\/\/proyectum.lat\/descargables\/Temario%20Oficina%20de%20Proyectos.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"descarga el temario de nuestro taller (opens in a new tab)\">descarga el temario de nuestro taller<\/a> o bien, escr\u00edbenos a <a href=\"mailto:contacto@mx.proyectum.com\">contacto@mx.proyectum.com<\/a> <\/p>\n    \t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Por: Jorge Vald\u00e9s Garciatorres, PMP, SMC \u201cCuando se trata de estategia, el poder de la visibilidad nunca puede ser subestimado.\u201d Margaret cho La direcci\u00f3n de proyectos es una disciplina que algunos odian y otros aman. En realidad, es una forma de organizar el trabajo para obtener resultados consistentes. 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