{"id":8601,"date":"2020-03-19T13:50:51","date_gmt":"2020-03-19T16:50:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.proyectum.com\/sistema\/?p=8601"},"modified":"2020-03-19T14:45:34","modified_gmt":"2020-03-19T17:45:34","slug":"trabajo-a-distancia-de-la-noche-a-la-manana-preparandonos-para-el-coronavirus","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/proyectum.com\/sistema\/blog\/trabajo-a-distancia-de-la-noche-a-la-manana-preparandonos-para-el-coronavirus\/","title":{"rendered":"Trabajo a distancia de la noche a la ma\u00f1ana: Prepar\u00e1ndonos para el Coronavirus"},"content":{"rendered":"

Este art\u00edculo se tom\u00f3 del sitio nobl.io<\/a>, se tradujo y se le hicieron algunos ajustes para la comunidad de habla hispana. Al leerlo, encontr\u00e9 consejos muy pr\u00e1cticos e interesantes.<\/p>\n

Aunque escrib\u00ed para pedir permiso de traducirlo y publicarlo, jam\u00e1s recib\u00ed respuesta, no obstante, y dada la situaci\u00f3n que abraza a nuestra sociedad, decid\u00ed correr el riesgo de publicarlo.<\/p>\n

Espero que lo encuentren tan interesante como yo.<\/p>\n

Antecedentes<\/strong><\/p>\n

Es posible que muchas empresas de todo el mundo tengan que pasar a trabajar a distancia<\/strong>, y r\u00e1pidamente, dada la creciente preocupaci\u00f3n por el coronavirus.<\/p>\n

Hace apenas unas horas, los Centros para el Control de Enfermedades de EE.UU. emitieron una declaraci\u00f3n que dec\u00eda que los estadounidenses deben prepararse para una \u00abperturbaci\u00f3n significativa<\/strong>\u00bb debido al coronavirus COVID-2019. En una entrevista adicional<\/a>, la Dra. Nancy Messonnier, directora del Centro Nacional de Inmunizaci\u00f3n y Enfermedades Respiratorias de los CDC, dijo a los periodistas \u00abAhora es el momento de que las empresas, los hospitales, las comunidades, las escuelas y la gente com\u00fan comiencen a prepararse<\/em>\u00ab.<\/p>\n

Para las empresas que no pueden permitirse el lujo de simplemente cerrar las operaciones por un per\u00edodo de tiempo desconocido, esto significa cambiar la mayor\u00eda de su fuerza de trabajo a una modalidad de trabajo a distancia<\/strong>, y r\u00e1pidamente.<\/p>\n

Esto ya ha sucedido en China y partes de Asia. Alrededor de 60 millones de personas en China han sido puestas bajo cierre total o parcial desde enero, mientras el gobierno intentaba contener el brote. CNN Business<\/a> apod\u00f3 a esto como, \u00abel mayor experimento de trabajo a distancia del mundo<\/strong>\u00ab. Por supuesto, a medida que el virus se propaga, el tama\u00f1o del experimento tambi\u00e9n se escalar\u00e1.<\/p>\n

Para ayudar a preparar su organizaci\u00f3n para el trabajo a distancia, posiblemente de la noche a la ma\u00f1ana<\/strong>, hemos recogido los pasos m\u00e1s esenciales a tomar y las consideraciones a sopesar.<\/p>\n

Pol\u00edticas<\/strong><\/p>\n

Si no tienes ya alguna forma de pol\u00edtica de trabajo a distancia\/flexible<\/strong>, ahora es el momento de redactar una. Para los que no han iniciado, sugerimos una pol\u00edtica de trabajo temporal desde casa que puede ser terminada o modificada una vez que esta situaci\u00f3n sea controlada. Hay plantillas como esta de Hubspot<\/a> que puede encontrar en l\u00ednea y adaptar, pero aseg\u00farese de que su pol\u00edtica incluya estos elementos:<\/p>\n

1.- Prop\u00f3sito claro<\/strong>: Trabajar a distancia durante una pandemia no solo asegura la seguridad econ\u00f3mica de los colaboradores y la organizaci\u00f3n, al contribuir a que el negocio siga operando, esta estrategia es m\u00e1s importante para la salud y seguridad de los colaboradores y clientes, as\u00ed como sus familias y comunidades.<\/p>\n

2.- Elegibilidad: <\/strong>Debido a la naturaleza de cada negocio, no todos los roles son aptos para trabajar a distancia. Define claramente a qu\u00e9 sectores de tu organizaci\u00f3n aplica esta pol\u00edtica.<\/p>\n

3.- Consideraciones de equipo y suministros: <\/strong>Los colaboradores pueden necesitar adquirir equipo adicional para trabajar efectivamente desde localidades remotas (aud\u00edfonos, velocidad a Internet, etc.), as\u00ed que determina un presupuesto m\u00e1ximo por persona para estas compras.<\/p>\n

4.- Proceso de aprobaci\u00f3n: <\/strong>Define si los colaboradores deben obtener aprobaci\u00f3n para trabajar a distancia y la forma en que pueden adquirir equipo adicional o recursos por cualquier requerimiento especial.<\/p>\n

5.- Un recordatorio de pol\u00edticas existentes: <\/strong>\u00a0No dejes de recordar a tus colaboradores que las pol\u00edticas existentes actualmente como no \u2013 acoso, bullying, mobbing – ciberseguridad entre otras, deben de continuar vigentes y ser seguidas, aun trabajando desde casa. La xenofobia y diferencias de opini\u00f3n suelen incrementar desproporcionalmente en estas crisis. La forma de proteger a tus colaboradores es declararte en contra de estas actitudes de intimidaci\u00f3n e ignorancia y mostrar cero tolerancias si son detectados.<\/p>\n

Para los colaboradores que no resulten elegibles para trabajar de forma remota, vale la pena revisar la pol\u00edtica de ausencia por enfermedad. En este sentido, el Center for Desease and Control Prevention<\/em> ha integrado una lista de recomendaciones para colaboradores, que se centra en el coronavirus. Esto incluye consideraciones para aquellos colaboradores que tengan que ausentarse de la oficina por la necesidad de cuidar a alg\u00fan familiar que est\u00e9 enfermo.<\/p>\n

Sistemas de trabajo<\/strong><\/p>\n

Un trabajador remoto requiere un conjunto de herramientas para funcionar efectivamente:<\/p>\n

1.- Acceso: <\/strong>Trabaja con tu \u00e1rea de TI para asegurar que haya acceso remoto seguro a cualquier archivo existente, as\u00ed como a los servicios internos que tus colaboradores necesitan. Esto puede requerir una VPN lo que tambi\u00e9n puede requerir una breve capacitaci\u00f3n a tu equipo respecto a c\u00f3mo instalar, configurar y usar la VPN.<\/p>\n

2.- Colaboraci\u00f3n<\/strong>: El trabajo remoto a menudo requiere un conjunto diferente de herramientas que a las usadas durante la estancia en la oficina. Por ejemplo, el correo puede ser suficiente cuando tienes oportunidad de moverte a preguntar alguna duda o disparar una reuni\u00f3n espont\u00e1nea para aclarar dudas o resolver alg\u00fan incidente. Desde casa, vas a necesitar alg\u00fan software de colaboraci\u00f3n a distancia que funcione muy bien con mensajer\u00eda instant\u00e1nea y tenga otras funciones de colaboraci\u00f3n. Una muy buena opci\u00f3n para esto y de costo muy accesible es Samepage. Es una herramienta intuitiva, poderosa y a muy buen precio. Con esta herramienta puedes resolver TODAS tus necesidades de trabajo a distancia si tienes conexi\u00f3n. No necesitas m\u00e1s.<\/p>\n

3.- Transparencia: <\/strong>Adicionalmente a la comunicaci\u00f3n, necesitas que tus proyectos sigan funcionando, ya sea que est\u00e9s en la etapa de planeaci\u00f3n o que ya est\u00e9n en ejecuci\u00f3n y monitoreo, esto es un nivel de colaboraci\u00f3n m\u00e1s avanzado que tambi\u00e9n Samepage te puede ayudar a resolver. Una herramienta de este tipo te puede ayudar a mantener a todos alineados respecto a lo que est\u00e1 sucediendo y lo que se espera de ellos. Esto es especialmente cierto para proyectos complejos y cros-funcionales.<\/p>\n

Dada la naturaleza de necesitar estas herramientas ahora, el proceso t\u00edpico de compras de TI es menos probable que funcione. Nuestra recomendaci\u00f3n es que aproveches este periodo \u201cforzoso\u201d de trabajo a distancia<\/strong> como un periodo de pruebas piloto para estas herramientas.<\/p>\n

Pide a tus equipos que trabajen juntos r\u00e1pido para seleccionar una herramienta a probar y escucha la retroalimentaci\u00f3n que tienen tan pronto empiecen a usarla. Si est\u00e1s totalmente confundido por el rango de opciones, nosotros sugerimos empezar por Samepage, lo que permite colaborar en tiempo real en tareas, proyectos, documentos, hojas de c\u00e1lculo, diagramas, presentaciones entre otras. Adicionalmente cuenta con la funcionalidad de chat y v\u00eddeo conferencias, por lo que es una herramienta redonda. Por si eso fuera poco, tienes control absoluto de los niveles de acceso a la informaci\u00f3n.<\/p>\n

Sistema humano social<\/strong><\/p>\n

Las pol\u00edticas son f\u00e1ciles de desarrollar y las herramientas son f\u00e1ciles de adquirir, sin embargo, la gente, que es quien habilita la posibilidad de implementar esta modalidad de trabajo, es un poco m\u00e1s compleja. Es preciso generar consciencia de las razones para desplegar esto con urgencia y manejar las expectativas pues al inicio, este esquema seguramente va a requerir un periodo de calibraci\u00f3n y de aprender nuevos h\u00e1bitos de trabajo. Algunos consejos para manejar el aspecto humano social de esta implementaci\u00f3n:<\/p>\n

1.- Reconoce que el cambio representa una p\u00e9rdida.<\/strong> Estamos viviendo tiempos particularmente inciertos, con consecuencias aterradoras, as\u00ed que recuerda que este movimiento hacia el trabajo a distancia, no se trata solo de cambiar a trabajar desde casa. Espera que tus colegas tengan un sentimiento de p\u00e9rdida, por el solo hecho de moverse de la oficina al trabajo remoto (incluso si inicialmente amaron la idea<\/strong>), pero tambi\u00e9n tienes que esperar que otros sentimientos inunden sus d\u00edas, particularmente si tienen que trabajar desde casa y est\u00e1n solos. As\u00ed que establece un mecanismo de registro diario y de tocar base en intervalos razonables con tu equipo. Establece el concepto del amigo remoto, en donde los colegas de la organizaci\u00f3n son aleatoriamente organizados en parejas para tomar un caf\u00e9 virtual o hagan un lunch a distancia. En slack por ejemplo hay un componente que se llama DONUT que te ayuda a organizar esta conexi\u00f3n aleatoria entre compa\u00f1eros de trabajo.<\/p>\n

2.- Haz una sesi\u00f3n r\u00e1pida con tu capa gerencial de c\u00f3mo liderar equipos virtuales.<\/strong> Primero, los gerentes necesitan sentirse c\u00f3modos en cualquier nuevo sistema que se les pida usar, as\u00ed que asigna tiempo para dar una capacitaci\u00f3n b\u00e1sica. Despu\u00e9s, los gerentes necesitan establecer expectativas claras con sus equipos acerca del trabajo a distancia.<\/p>\n

Por ejemplo:\u00a0 Jeff Haden en Inc.com lo reduce a tres requerimientos:\u00a0 <\/a>\u00a0Haz tu trabajo, mantente disponible (en horario laboral) y sobre-comunica.<\/p>\n

3.- Ayuda a tus gerentes a entender que las \u201cviejas\u201d reglas que aplicaban se pueden traducir f\u00e1cilmente a ambientes digitales.<\/strong> Por ejemplo; rara vez debes reprimir a un colaborador en un espacio p\u00fablico, as\u00ed que esta regla s\u00edguela aplicando en canales p\u00fablicos digitales. En lugar de ello, utiliza las opciones de comunicaci\u00f3n de chat uno a uno.<\/p>\n

4.- La urgencia m\u00e1s fuerte cuando se trabaja de manera virtual es micro-administrar<\/strong> y esto es a la vez el factor que m\u00e1s r\u00e1pido deteriora el esp\u00edritu de equipo y la confianza. En este sentido, es mejor definir un plan de checkpoints en donde la gente se reporte regularmente y, por mucha que sea la ansiedad del cuerpo gerencial, fomenta el que se apeguen a este acuerdo.<\/p>\n

5.- Aconseja a tu cuerpo gerencial que provean soporte adicional a las personas que sean particularmente vulnerables a esta epidemia. <\/strong>Primero reconoce a las personas que tienen a alguien que cuidar (particularmente pap\u00e1s), tendr\u00e1 m\u00e1s complicado el trabajar desde casa, si las escuelas y guarder\u00edas dejan de funcionar. Quiz\u00e1s debido a esto no puedan tener buena oportunidad al contestar y pueden requerir ayuda adicional en casa.<\/p>\n

Por otra parte, la gente de Asia est\u00e1 ya sufriendo cierto grado de discriminaci\u00f3n y rechazo como resultado del coronavirus y es cr\u00edtico vigilar este tipo de cuestiones tanto en el espacio laboral como fuera de \u00e9ste. Censar con frecuencia a los colaboradores acerca de sus experiencias en este sentido nos ayudar\u00e1 a entender si este tipo de comportamientos les est\u00e1n afectando.<\/p>\n

6.- Aligera tus ritmos y rituales compartidos como empresa.<\/strong> Una de las partes m\u00e1s complicadas de trabajar a distancia, es la p\u00e9rdida de h\u00e1bitos y rituales compartidos. Ayuda a que tu gente est\u00e9 conectada a tu cultura y entre ellos, al asegurar que aun hay actividades como juntas y talleres, reuniones 1 a 1, todo a trav\u00e9s de las \u201cnuevas\u201d herramientas de trabajo. Si est\u00e1s empezando de cero, quiz\u00e1s te sea de utilidad ver este art\u00edculo sobre el team tempo<\/a>, que incluye una tipolog\u00eda de juntas y algunas plantillas que te pueden ser \u00fatiles.<\/p>\n

7.- Considera nuevas normas digitales alineadas a tu cultura.<\/strong> En la medida en que tus interacciones son manejadas a trav\u00e9s de herramientas digitales, es importante usarlas de tal forma que sigan siendo significativas y mantengan tus valores como organizaci\u00f3n. Si quieres retener tu cultura c\u00e1lida y amigable, fomenta y modela el comportamiento con gifs animados, por ejemplo.<\/p>\n

Podr\u00edamos estar ante una revoluci\u00f3n del trabajo a distancia<\/strong><\/p>\n

Obviamente nadie le da la bienvenida a una epidemia o elegir\u00e1 mantenerse aislado debido a esta condici\u00f3n. Como lo expresaron en CNN, este va a ser el experimento m\u00e1s grande que se haya realizado en la historia respecto al trabajo desde casa. Muchas empresas que nacieron primero remotas o que han transitado a esa forma de trabajo, expresan su punto de vista y defienden los beneficios de esta forma de trabajo tanto para la organizaci\u00f3n como para las personas. Tu organizaci\u00f3n puede encontrar, a trav\u00e9s de esta experiencia, que el trabajo remoto es el futuro del trabajo para ti<\/strong>. Una vez que todo esto termine, sugerimos que selecciones un numero aleatorio de colaboradores y conduzcas una retrospectiva de su experiencia<\/strong>, con el fin de aprender qu\u00e9 funcion\u00f3 y qu\u00e9 puede mejorarse.<\/p>\n

Art\u00edculo adaptado de: Going Remote Overnight: Preparing for the Coronavirus<\/a>.<\/p>\n

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