¿Qué es Lean Change Management?
Por: Héctor Pérez, PMP, DASSM, DAVSC (traducido y adaptado de www.leanchange.org)
Nos gusta pensar que el cambio ocurre de forma lineal. La idea de planificar, ejecutar y cerrar un proyecto de cambio nos da una sensación de certeza al pensarlo de forma lineal. Suena lógico pensar en el estado actual e imaginar el estado futuro.
Ese tipo de pensamiento apenas nos sirve para tranquilizar a nuestro cerebro de que tenemos todo bajo control, pensar en el cambio como un punto de partida y luego en un punto final. Y eso nos parece bien hasta que nos quedamos atascados en el medio, en el medio desordenado donde la incertidumbre, el caos y la frustración pueden reinar de forma abrumadora.
Con solo incorporar las tareas de cambio en nuestro proyecto nos va a resultar difícil saber si eventualmente alcanzaremos en el futuro, el punto final con el que que soñamos.
Para complicar más las cosas, estamos constantemente bombardeados con datos que nos dicen que vamos a fallar el 70 % de las veces (Mckinsey, Standish Group Chaos Report y otros estudios o encuestas). Sin embargo, cuando observamos los datos detenidamente, en cuanto a la precisión del cambio y su predictibilidad, los datos muestran que alrededor del 30 % de las veces adivinamos con precisión el resultado del cambio, el 56 % de las veces le atinamos más o menos, y falla rotundamente solo el 18 % de las veces, ya sea que se esté implementando un sistema de TI o llevando a cabo una transformación digital.
¿Existe una mejor forma de facilitar el cambio en la actualidad en organizaciones que se enfocan en procesos de cambio continuo?
Diferentes comunidades tienen diferentes respuestas para esta pregunta, recursos humanos se enfoca en la gestión del desempeño, la gestión del cambio se enfoca en los procesos, la agilidad se enfoca en cambiar la mentalidad y los valores, y … alguien recuerda, ¿qué hace la gente de desarrollo organizacional?, pues ayuda a las organizaciones a realizar los cambios.
¿Qué pasaría si tomamos las buenas ideas de estas comunidades (HR, Cambio, Ágil, DO) y las combinamos para contextualizarlas y a partir de ellas desarrollar un enfoque adaptable al cambio?
Sea cual sea el cambio en el que esté trabajando, necesitamos información sobre el sistema que está tratando de cambiar y determinar una percepción de la situación actual, esa percepción la podemos conseguir por medio de encuestas, de observar la organización y sus equipos y también de entrevistas.
Una vez que comprendemos el sistema y tenemos una percepción del mismo, se puede comenzar a crear opciones, las opciones de cambio se negociarán con los afectados por el cambio porque cada opción tiene un costo diferente y algunas tardarán más que otras en completarse.
Cuando juntamos estas ideas, obtenemos Lean Change Management, un enfoque del cambio basado en la retroalimentación, que ha sido diseñado a partir de buenas ideas emergentes de la gestión del cambio ágil, recursos humanos y el desarrollo organizacional, estas ideas vienen empacadas en un pensamiento Lean Startup (referencia: Lean StartUp – Erick Ries).
El ayer es lineal y los modelos basados en planes simplemente no pueden mantenerse al día con los cambios que se realizan hoy día en las organizaciones. Lean Change Management es la respuesta para una gestión del cambio adaptable con base a experimentos.
Ilustración 1 Ciclo de vida de Lean Change Management
Pero ¿y qué pasa con el plan de gestión del cambio?, ¿dónde está el plan? ¿cómo se produce la comunicación de este plan ? ¿cómo conseguimos la aceptación del cambio mediante Lean Change Management?
El uso de la gestión de cambios Lean, nos permite visualizar el trabajo de cambio en un tablero kanban simple y la profundidad de la planificación depende completamente de quien realice el proyecto y el cambio, el nivel de riesgo e incertidumbre, y la iniciativa de cambio que se tiene utiliza las ideas de kanban creando un enfoque pull para el cambio. Lean Change Management se enfoca en la creación justo a tiempo de experimentos y permite la flexibilidad para cambiar el plan cuando lo necesite.
Ilustración 2 Tablero kanban de Lean Change Management
El tablero kanban se convierte en el plan de comunicaciones porque se hace visible en toda la organización y no queda oculto en una intranet o guardado en un archivo de proyecto en alguna parte.
En cuanto a la aceptación del cambio por parte los interesados, la gestión del cambio Lean se centra en involucrar a las personas que tienen que vivir con las consecuencias cotidianas del cambio, involucrándoles en el diseño del cambio, después de todo las personas que escriben el plan no luchan contra el plan que ellas han desarrollado.
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Referencia: www.leanchange.org artículo, traducido y adaptado por Ing. Héctor Pérez
