Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
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Una parte importante en el desarrollo de un proyecto es la de trabajar con proveedores externos al equipo de trabajo. En algunas ocasiones el trabajo puede sobrepasarnos, ya sea en nuestras habilidades y experiencia, o en cuestión de la cantidad de recursos humanos con los que se cuentan. También es muy común acercarnos a un proveedor para contratar algún servicio como Internet o el arrendamiento de un espacio físico, computadoras, servidores, entre muchas cosas más.
Aunque la Gestión de las Adquisiciones es una de las 10 áreas de la Dirección de Proyectos y debería tener la misma importancia que las otras 9, es muy común que se vea ignorada. Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto garantizar que todas las adquisiciones satisfagan las necesidades específicas del proyecto, sin dejar de lado las políticas de la organización en materia de adquisiciones.
Terminar en una muy mala relación con un proveedor porque no cumplió nuestras expectativas es algo que a más de uno nos ha pasado y en más de una ocasión. ¿Realmente podemos culpar totalmente a los proveedores por no alcanzar nuestras expectativas? Al fin y al cabo quien tomó la decisión de contratarlos fuimos nosotros, quién hizo una análisis comparativo contra otros proveedores fuimos nosotros, quién detalló perfectamente el alcance de lo que esperábamos en el acta de trabajo fuimos nosotros ¿o no?
En muchas ocasiones la presión del trabajo diario no nos permite hacer una planeación adecuada para gestionar las adquisiciones. Comparamos a 2 proveedores, en el mejor de los casos, y hacemos un análisis muy a la ligera antes de decidir la adquisición. Obvio, cuando no se cumplen las expectativas, lo más fácil es cargarle la culpa al proveedor, pero es importante recordar que el trabajo se puede transferir más nunca la responsabilidad.
Es cierto que también nos pueden tocar casos donde hicimos una buena planeación, trabajamos en un benchmarking que nos arrojara el mejor proveedor, definimos a detalle el acta de trabajo con las expectativas que deseamos cubrir y aun así el proveedor no las cumplió. Lamentablemente, sigue siendo nuestra culpa. Como responsables de la Gestión de las Adquisiciones nuestro trabajo no solo consiste en planear, también involucra la ejecución y el llevar un control, tal como lo señalan los procesos que componen a esta área de conocimiento:
• Planificar la gestión de las adquisiciones.
• Efectuar las adquisiciones.
• Controlar las adquisiciones.
• Cerrar las adquisiciones.
Las diferentes actividades involucradas en estos procesos conforman el ciclo de vida de un acuerdo, desde determinar si es preciso obtener apoyo externo hasta la documentación relacionada para futuras referencias.
El salir adelante con un proyecto dependerá no solo de nuestro equipo de trabajo, sino también de la habilidad para gestionar las labores de los proveedores ya que sus actividades impactarán directamente en nuestro proyecto.
Sobre el autor: Omar García
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