7 recomendaciones para gestionar el conocimiento tácito
“La gestión del conocimiento es el proceso de capturar, distribuir y utilizar eficazmente el conocimiento”. – Tom Davenport.
En los tiempos de los trabajadores del conocimiento y la Agilidad de Negocios, el conocimiento es un activo de las organizaciones que deben valorar y gestionar de manera adecuada, pues puede ser su mayor ventaja competitiva.
Aunque desde hace ya algunas décadas se ha comenzado a hablar de la gestión del conocimiento, muchas empresas siguen enfrentando retos para aprovechar el conocimiento tácito. De manera simple, podríamos describir al conocimiento tácito como aquel que se almacena en la cabeza de las personas, es adquirido de la experiencia, es intangible y resulta difícil de articular o transferir a otros.
En palabras de Michael Polanyi, las personas “pueden saber más de lo que pueden decir“.
A continuación, queremos compartirte algunas recomendaciones que hemos puesto en práctica y otras que hemos podido ver que funcionan bien para la gestión del conocimiento tácito.
1- Instala una cultura donde sea un hábito el intercambio de conocimiento
Antes de preocuparse por generar una “cultura de la innovación”, las organizaciones deberían ocuparse de instalar una “cultura de conocimiento tácito compartido”. Si se establecen los mecanismos adecuados para capturar y compartir este tipo de conocimiento, se puede trabajar de manera más creativa, adaptativa y genera el entorno ideal para que florezca la innovación.
La recomendación es, reconoce y recompensa a aquellas personas que comparten el conocimiento de calidad con otros, reduce al mínimo la rotación de personal, especialmente cuida a tus colaboradores de mayor experiencia, genera los espacios de dialogo y de forma consciente busca desarrollar una cultura organizacional que comparta el conocimiento.
2- Establece programas de mentoría
El conocimiento tácito requiere de contacto continuo entre las “personas que saben”, aquellos encargados del conocimiento de la organización y las personas que están en proceso de aprendizaje.
Un programa formal de mentoría, en el que se tengan claramente establecidos los objetivos, el formato del programa, la duración y los procesos de monitoreo, es de gran ayuda para que el personal de nuevo ingreso, los más jóvenes o aquellos que requieren adquirir nuevas experiencias, se beneficien del conocimiento tácito del personal más experimentado.
Asignar un mentor servirá de guía para el colaborador menos experimentado, lo ayudará a alinearse a la cultura de la organización y conocer las expectativas que se tienen de su trabajo.
3- Aprovecha la tecnología
Para que el conocimiento no se quede solamente en la cabeza de unos cuantos, podemos hacer uso de plataformas tecnológicas que sirvan de repositorio del conocimiento.
Puede ser algo tan práctico y relativamente sencillo como una base de datos que capture las lecciones aprendidas de los proyectos de la organización. Esta base se puede nutrir con campos como: nombre del proyecto, líder del proyecto, integrantes del equipo, breve descripción del proyecto y las 3 lecciones aprendidas que pueden ser útiles para otros equipos en proyectos futuros.
Adicional a una base de datos, existen herramientas como Github que son útiles para que las personas con el conocimiento hagan el esfuerzo de estructurar sus ideas y exteriorizarlas. Existen otras herramientas más especializadas como TacitKey, una plataforma que ofrece soluciones empresariales personalizadas enfocadas en el conocimiento tácito.
En Proyectum hemos implementado el uso de Samepage como nuestra plataforma para compartir el conocimiento. Hasta el momento nos ha sido de gran utilidad y cada vez le encontramos nuevas formas que nos ayudan a capturar el conocimiento tácito.
4- Establecer una Comunidad de Práctica (CoP)
Partiendo de que el aprendizaje es un fenómeno social, las organizaciones deberían fomentar la creación de comunidades internas en las que sus colaboradores dialogan al mismo tiempo que el conocimiento tácito se va descubriendo.
Las comunidades de práctica son grupos de personas que comparten una preocupación o pasión por algo que hacen y aprenden cómo hacerlo mejor mientras interactúan regularmente.
El crear una Comunidad de Práctica conlleva toda una serie de esfuerzos y características que no debes dejar de lado si quieres obtener buenos resultados, aquí algunas a considerar: Las comunidades deben ser independientes de la estructura organizacional, son personas que interactúan y que no pueden ser forzadas a participar en la comunidad, no es simplemente una comunidad de personas que comparten un mismo interés, son practicantes, que tienen experiencias e historias sobre cómo abordar ciertos temas.
5- Capacitación demostrativa
El conocimiento tácito es un cumulo de experiencias. Dichas experiencias se pueden transmitir a través de sesiones de capacitación que sean menos pasivas y más demostrativas, en la que se siga una filosofía de “aprender haciendo”.
Los aprendices pueden vivir la experiencia de realizar una actividad del trabajo y después llevarla a cabo ellos mismos, con la ventaja de que tienen la guía y supervisión de las personas de mayor experiencia, esto genera un aprendizaje más significativo.
6- Implementar retrospectivas
Otras reuniones estructuradas que han demostrado buenos resultados para captar el conocimiento tácito son las retrospectivas. Estas sesiones facilitadas se realizan al finalizar un proyecto o una iteración, el objetivo es que el equipo de trabajo identifique aquello que hizo bien y que puede potencializar, al igual que aquello que hizo mal o no también y que debe trabajar para mejorar.
Además de la mejora continua que surge como resultado de las retrospectivas, estas reuniones provocan conversaciones en las que cada integrante del equipo de trabajo comparte sus experiencias y reflexiones, mismas que deben ser aprovechadas para que el conocimiento tácito vertido ahí no se desaproveche.
La gran recomendación es, no dejes de hacer las retrospectivas bajo el pretexto de que no hay tiempo.
7- Sesiones facilitadas
No te esperes solamente a las sesiones de retrospectiva. Te recomendamos que, en la medida de lo posible, generes estos espacios de dialogo en los que de preferencia estructures grupos pequeños donde las personas se sientan libres de compartir sus historias de sabiduría.
La gran labor aquí es del facilitador, debe estar capacitado para provocar conversaciones en las que el conocimiento tácito salga a relucir, haciendo preguntas que lleven a los participantes a la reflexión, que les permita estructurar de manera consciente sus ideas y experiencias para después poderlas compartir con el grupo.
La riqueza de estas interacciones sociales debe ser capturada para que no solamente se quede como una sesión de lluvia de ideas.
Estamos seguros de que estas recomendaciones te serán de gran utilidad para que gestionar el conocimiento tácito se vuelva una práctica consciente al interior de tu organización.
Sobre el autor: Omar García.
Referencias:
Knowledge-Management-tools.net
