Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
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Las nuevas tecnologías han multiplicado los medios a través de los cuales nos podemos comunicar. Sin embargo, es común seguir viendo en los proyectos, la poca importancia que se le da a la Gestión de Comunicaciones. Nos seguimos aburriendo en juntas de trabajo maratónicas que lo único que generan es un desgaste de energía para los involucrados. Seguimos leyendo largas cadenas de correos entre personas que están a escasos metros de distancia, en lugar de tomarse 5 minutos para ponerse de pie y arreglar el tema de forma puntual. En fin, muchos proyectos siguen sin aprovechar la tecnología en beneficio de una mejor comunicación.
El flujo correcto de las comunicaciones debe hacerse presente desde el inicio, los interesados del proyecto deben transmitir las expectativas que tienen, pero es responsabilidad del equipo de la dirección del proyecto obtener esta información. Por lo cual, se deben tender los puentes de comunicación que permitan el libre flujo de información.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, es una de las Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos, la cual incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
Mostrar avances, solicitar cambios, participar en reuniones, enviar y recibir mails, son tareas cotidianas en un proyecto y requieren de una comunicación efectiva para llevarse a cabo. La comunicación es uno de los factores de mayor importancia para que un proyecto vaya avanzando día a día hasta llegar a la conclusión. Su importancia va desde el saludo de buenos días que el director de proyecto les da a sus colaboradores por la mañana y que puede generar en ellos un sentido de pertenencia, hasta la presentación de los avances del proyecto, los cuales deben ser reales por más retrasos que pudiera haber.
Para dar la debida importancia que las comunicaciones tienen en un proyecto, se debe poner atención en los siguientes procesos: Planificar la Gestión de las Comunicaciones, Gestionar las Comunicaciones y Controlar las Comunicaciones. Estos 3 procesos conforman la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
Tener un buen nivel de conocimiento en estos 3 procesos nos ayudará a tomar las medidas necesarias para que la comunicación en el proyecto fluya adecuadamente y nos generé beneficios como lo son: Minimizar confusiones, despejar expectativas erróneas, agilizar el trabajo del día a día y tener la información precisa para la toma de decisiones, entre otros.
No lo tomes a la ligera e invierte el tiempo que sea necesario para planear las comunicaciones de tu proyecto.
Sobre el autor: Omar García
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