¿Lo hago? ¿No lo hago?: Pasos para Decidir Si Vale la Pena Llevar a Cabo un Proyecto
Autor: José Luis Flores Pérez, MDO
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Un Estudio de Factibilidad es un análisis para determinar si un sistema, plan o proyecto es factible y viable. Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que éste sea sometido a un análisis. El hecho de realizar un análisis lo más completo posible, no implica, que al invertir el dinero se estará exento de riesgo. El futuro es siempre incierto y por esta razón el dinero siempre se arriesgará. A toda actividad encaminada a tomar una decisión de inversión sobre un proyecto se le llama evaluación de proyectos.
Los proyectos surgen como respuesta a necesidades detectadas o requerimientos de la dirección o alguna de las divisiones de una empresa, los sectores económicos o los núcleos de la población.
Puesto que el logro de las metas de un proyecto involucra el compromiso de recursos económicos y de otra índole, antes de iniciar la ejecución se requiere determinar si los beneficios potenciales derivados del precio compensarían los costos por incurrir.
Solamente durante la fase de operación es posible recuperar el capital invertido en las fases previas del proyecto y, obtener además un beneficio, cuando el proyecto es exitoso. Así que, en la medida en que se tenga mayor certidumbre de la conveniencia y beneficios en su desarrollo, será más probable que el proyecto se lleve a cabo, e incluso se incrementan las probabilidades del éxito deseado en sus resultados.
El Ing. Carlos Uriegas Torres, uno de los pilares de la Dirección Profesional de Proyectos en México, estableció en su libro El Sistema de Gerencia de Proyectos que las metas de un Estudio de Factibilidad comprenden:
– Determinar en qué forma los objetivos del proyecto refuerzan (o debilitan) la estrategia y políticas de la organización.
– Determinar si, con los datos disponibles, el proyecto justifica una consideración más detallada.
– Definir aquellos aspectos del proyecto que merecen atención y los riesgos y oportunidades potenciales más importantes.
– Definir alternativas en cuanto al mercado, alcances, tecnologías, ubicación y otros factores de interés, y determinar la viabilidad técnica-económica de cada una.
– Hacer un análisis más detallado de la alternativa óptima y elaborar una estrategia tentativa de ejecución.
El Ing. Uriegas también hizo un esbozo de los pasos para realizar este tipo de estudios:
Pasos típicos para el Estudio de Factibilidad de un proyecto.
– Ideas para el estudio.
– Tamizado informal.
– Estudio de pre-factibilidad.
– Planeación del Estudio de Factibilidad.
– Estudio del mercado.
– Estudio técnico.
– Análisis financiero.
– Análisis socioeconómico.
– Solicitud de aprobación.
George Pitagorsky en sus apuntes IT Activity List Templates, proporciona varias plantillas para diferentes tipos de proyectos. Uno de ellos es el que corresponde a un Estudio de Factibilidad misma que se presenta a continuación:
1. Definir la declaración de la misión.
a. Postular claramente los principales objetivos del negocio del proyecto propuesto.
b. Definir el grado en el cual el ambiente utilizado puede cambiar.
2. Definir las fronteras del estudio.
a. Identificar el área del negocio que está bajo estudio.
b. Identificar los asuntos críticos del negocio.
c. Identificar las funciones del negocio
d. Identificar los datos que son relevantes en el área del negocio.
e. Identificar fuentes y recetores de los datos.
3. Identificar los participantes clave.
a. Identificar los usuarios, patrocinadores, gerentes responsables del desarrollo de la aplicación, gerentes de otras áreas de tecnología (p. ej. servicios de cómputo), y proveedores.
b. Acordar los roles y responsabilidades.
4. Investigar y analizar los sistemas existentes.
a. Evaluar los sistemas existentes para determinar roles y responsabilidades.
5. Determinar el impacto en el desarrollo del sistema actual.
a. Identificar qué esfuerzos de desarrollo están afectando el área bajo estudio.
6. Definir los requerimientos del negocio.
a. Definir los requerimientos de datos para extender el modelo iniciado en la actividad 2 para incluir las definiciones de los elementos y flujo de datos.
b. Definir las funciones de negocio (tiempo de entrega/fechas límite, volúmenes y frecuencia de uso, restricciones de presupuesto, limitaciones tecnológicas, etc.).
7. Obtener la concurrencia formal del usuario del patrocinador.
a. Asegurar que los usuarios, patrocinadores y la gerencia de TI autoriza que se continúe el trabajo en el proyecto.
b. Evitar el esfuerzo en proyectos que deberían ser terminados o re-direccionados.
8. Recomendar la solución del sistema.
a. Identificar el diseño de alternativas, incluyendo opciones de adquisición (esto requiere diseños de alto nivel e investigación de opciones de adquisición).
b. Determinar los costos y beneficios estimados para cada alternativa. Identificar y justificar la alternativa preferida.
9. Describir la estrategia de desarrollo.
a. Identificar las fases de entrega del producto.
b. Describir el enfoque de desarrollo (p. ej. adquisición de paquetes, desarrollo rápido de aplicaciones, desarrollo tradicional, mejora de los sistemas existentes).
c. Preparar un plan de proyecto inicial (de alto nivel), incluyendo una lisa de actividades, declaración de las fuentes de los requerimientos, estimados, y cronograma.
10. Preparar y someter el reporte de factibilidad.
a. Documentar los hallazgos en un reporte para el Comité de Dirección.
Aunque estos pasos están enmarcados en el área de las Tecnologías de la Información, en una visión amplia la metodología aplica para cualquier tipo de proyecto. Lo importante es responder a la pregunta ¿Debemos hacer X proyecto?, y si es así; ¿Cuáles son los beneficios que realmente podemos esperar?, ¿Se justifican los costos a incurrir?
El Estudio de Factibilidad nos ofrece las respuestas.
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José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica y tiene más de 30 años de experiencia en Dirección de Proyectos de TI. Cuenta con una Maestría en Desarrollo Organizacional y tiene estudios de Doctorado en Ciencias de la Administración.
