¿Por qué fracasan los proyectos? 3 causas comunes y sus propuestas de solución
Estoy seguro de que a ti, como a mí, te ha tocado estar en un proyecto que fracasó. Ya sea como parte del equipo o como director de proyecto. Sobre todo, cuando eres el responsable te cuestionarás, ¿por qué fracasan los proyectos? Aquí compartiremos 3 causas comunes y nuestras propuestas de solución.
En más de una ocasión nos hemos encontrado con publicaciones que indican el bajo porcentaje de proyectos que logran considerarse exitosos. Las causas que orillan al fracaso a un proyecto podrían ser infinitas, pero quizá lo primero que debemos dejar claro es, cómo determinar si un proyecto fracasó o no.
¿Por qué fracasan los proyectos?
Lo primero que debemos tener bien presente y claramente definido es, ¿cómo sabemos si nuestro proyecto fracasó o fue un éxito? Inmediatamente podemos pensar, “¡Ha pues es obvio!”. No, no es tan obvio.
Muchas veces podemos llegar a pensar que, si el objetivo no se cumplió, entonces ahí tenemos un proyecto que fracasó. Pero esto no siempre va a ser así.
Supongamos que el objetivo del proyecto es crear una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) para una organización que está en un proceso acelerado de maduración en esta disciplina. Uno de sus principales criterios de aceptación de este proyecto es que cumpla el plazo y el presupuesto establecido.
Al finalizar el proyecto, la PMO es totalmente funcional, está entregando valor y los principales clientes de esta oficina están satisfechos con el apoyo que les está brindando para sus proyectos.
Sin embargo, el patrocinador del proyecto y algunos ejecutivos de la organización se encuentran molestos porque el proyecto terminó 3 meses más tarde de lo que se había planeado. ¿Estamos hablando de un proyecto que fracasó?
En un mundo de negocios que requiere de mayor flexibilidad para adaptarnos a los constantes cambios debemos ver el panorama completo y no solamente medir a nuestros proyectos con los parámetros de siempre.
Antes de determinar si tu proyecto ha fracasado visualiza el panorama completo, es probable que esté generando más valor del que te imaginas.
3 causas comunes y sus propuestas de solución
En cada oportunidad que tengo, le digo a nuestros alumnos del taller de preparación para la Certificación PMP® que lo bonito de esta profesión es que ningún proyecto es igual. Por lo tanto, puede haber un número infinito de causas que llevan al fracaso a un proyecto. A continuación, algunas de las más comunes y sus propuestas de solución.
1- Mala o nula planeación
Pareciera que, como seres humanos, estamos programados para actuar a la brevedad, para entrar en acción, sin pensar mucho en las consecuencias. Esto no le va bien a los proyectos.
Puedo asegurar que apenas recibes el caso de negocio o un primer borrador de las necesidades comerciales y tu mente ya está pensando en cómo solucionar problemas. Esto es algo bien común. Pero cuando no le ponemos freno a este deseo de actuar, comenzamos a trabajar nuestros proyectos con una mala o nula planeación.
Hay quienes dirán que para los tiempos donde la agilidad está ganando terreno no se debe perder tiempo en planear. Esto no es cierto. Para todo proyecto nos debemos dar el tiempo necesario para planear.
El detalle de la planeación va a depender de cada proyecto. No podemos pensar que un proyecto sencillo, con entregables que hemos realizado antes y con un equipo que conocemos, va a requerir una planeación de meses. Pero sí requiere una planeación por más mínima que esta sea.
Mantén presente esa frase que dice más o menos así: “Quien falla al planear, está planeando fallar”.
2- Bajo involucramiento de los interesados
Lo típico es que al inicio de los proyectos es cuando más ves a los interesados, al patrocinador, al cliente, a los miembros de la alta dirección. Llega el Kick Off, todos entusiasmados se desean suerte y a partir de ahí, va a ser difícil volverlos a ver.
Como director del proyecto es importante que mantengas el involucramiento de los interesados a lo largo del proyecto. El conocimiento, experiencia y la validación de expectativas de cada uno de ellos, va a ser de alto valor para el proyecto.
En tus esfuerzos de planificación, debes contemplar un plan que te ayude a determinar de qué manera participarán los interesados durante el transcurso del proyecto. Este plan debe contemplar las necesidades, expectativas, intereses y el posible impacto de cada uno en el proyecto.
Como herramienta te puedes apoyar de una matriz de evaluación de involucramiento de interesados. No olvides tenerla presente en todo tu proyecto, te servirá como guía para mantener las relaciones con los interesados.
3- Utilizar el enfoque y las herramientas adecuadas
Si cada proyecto es único, ¿por qué limitarnos a usar herramientas que no se adaptan a nuestras necesidades?
Las personas que evalúan en gran cantidad el por qué el éxito o fracaso de los proyectos, están comenzando a tomar en cuenta el enfoque utilizado para dirigir un proyecto como un factor determinante, es decir, si se utiliza un enfoque tradicional, ágil o híbrido.
Por alguna razón tenemos instalado en nuestra mente una ideología que nos dice que, nuestros proyectos los podemos gestionar de forma tradicional o ágil, no hay más. Este pensamiento es poco pragmático pues nos cerramos a las posibilidades.
Como profesionales de la dirección de proyectos, debemos estar capacitados en distintos enfoques y herramientas que podemos ocupar de acuerdo con las circunstancias que se nos van presentando en nuestro proyecto. Esta es la filosofía con la cual partimos el desarrollo de nuestro curso de Dirección de Proyectos Híbridos.
No debemos limitar nuestro proyecto a un solo enfoque o a unas cuantas herramientas.
Conclusiones
En este artículo hablamos de la mala o nula planificación, el bajo involucramiento de los interesados y los enfoques de dirección de proyectos como unas de las 3 principales causas comunes que vemos en los proyectos que fracasan. Existen muchas más.
Como director de proyectos tenemos la obligación de atender estas causas para aumentar las probabilidades de éxito de nuestros proyectos. Y con esto, la obligación también de seguir desarrollando nuevas habilidades que aporten valor a nuestra profesión.
Te quiero invitar a que sigas desarrollando y fortaleciendo tus habilidades de dirección de proyectos en nuestros cursos de Dirección de Proyectos Híbridos, Disciplined Agile y el Taller de preparación para obtener la certificación PMP®. Si requieres más información puedes escribirnos a [email protected].
