No hay duda de que un conjunto común de procesos de dirección de proyectos provee valor a una organización, Incluso si su organización utiliza metodologías “livianas”, tiene valor implementar de un conjunto común de procesos de dirección de proyectos “livianos” que todo el mundo puede usar en proyectos similares. El argumento exacto a usar para convencer a los ejecutivos del valor de tener prácticas comunes de dirección de proyectos será diferente de compañía en compañía, pues cada compañía tiene una cultura única y enfrenta problemas únicos. Cada organización está también partiendo de diferentes realidades y de diferentes conjuntos de problemas a resolver.

¿Está su compañía sufriendo hoy?

Si su organización es capaz actualmente de ejecutar proyectos con un buen resultado, sus argumentos se deberán focalizar en como la dirección de proyectos podría traer mejoras en el plazo, costo y calidad de los proyectos. Sin embargo, el argumento es más fácil si Ud. puede identificar áreas donde su organización esté sufriendo hoy. En este caso, sus ejecutivos estarán mucho más abiertos al cambio, ya que deberían percibir con mayor facilidad el valor.

Introduzca Dirección de Proyectos

La mayoría de las organizaciones tienen una pésima reputación en cuanto a entregar proyectos dentro de las expectativas. Las características de estas organizaciones incluyen:

• Término de los proyectos consistentemente tarde, sobre el presupuesto o no cumpliendo el acuerdo sobre los requerimientos
• Procesos estándares débiles y técnicas usadas inconsistentemente por los jefes de proyecto
• La dirección de proyectos es usualmente aplicada de manera reactiva y no vista como aportadora de valor
• El tiempo requerido para gestionar proyectos proactivamente no está incorporado en el plan de trabajo y es considerado trabajo innecesario (“overhead”)
• Los proyectos son “exitosos” a pesar de la falta de planificación y dirección de proyectos, a través de un fuerte stress y trabajo extraordinario a través del ciclo de vida.

Una buena disciplina de Dirección de Proyectos es el camino para superar estas deficiencias. Tener adecuadas habilidades de dirección de proyectos no significa que Ud. no tenga problemas. Ello no significa que los riesgos desaparezcan. Ello no significa que no habrá sorpresas. El valor de una buena dirección de proyectos es que Ud. tendrá procesos estandarizados disponibles para hacer frente a tales eventos

El Costo de Dirección de Proyectos

Por supuesto, existe también un costo de implementar dirección de proyectos. Este costo es tanto a nivel organizacional como a nivel de proyectos. Algunos de los costos organizacionales, como crear una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) son a largo plazo. Los costos a nivel de proyecto son más de corto plazo e incluye costos por una vez asociados con aprender nuevas técnicas y plantillas de Dirección de Proyectos.

Al final, si el resultado de la dirección de proyectos fuera que los proyectos terminan más lento, con mayor costo y con una calidad pobre, no tendría sentido usarla. Lo contrario es verdadero: el uso de técnicas y procesos de dirección de proyectos le dará a Ud. una mayor probabilidad que sus proyectos serán terminados a tiempo, dentro de presupuesto y con un nivel aceptable de calidad.

Los costos y beneficios también deben tomar en consideración que los procesos de dirección de proyectos deben ser escalables., Ud. no querrá usar un proceso de dirección de proyectos para un proyecto de US$ 10 millones si proyecto es de US$ 10 mil. Asegúrese que su proceso común siempre provee mayor valor que su costo en proyectos de todos los tamaños.

Propuesta de Valor de alto nivel

La demostración del valor de Dirección de Proyectos es difícil porque no es simple aislar los beneficios específicos contra lo que “podría” haber sucedido si no se utilizara dirección de proyectos. Una alternativa es examinar los distintos aspectos de la dirección de proyectos y mostrar el valor asociado con cada componente. Los procesos y técnicas de dirección de proyectos sin usadas para coordinar recursos y alcanzar resultados predecible. La propuesta de valor para dirección de proyectos sería algo como:

La implementación de un conjunto común de procesos de Dirección de Proyectos toma esfuerzo y recursos. Sin embargo, el valor de Dirección de Proyectos para la organización es mucho mayor e incluye:

• Mejor ajuste de expectativas, mediante definición, estimación y planificación del proyecto por adelantado
• Ejecución más rápida a través del re uso de procesos y plantillas comunes
• Menor ocurrencia de problemas utilizando procesos proactivos de dirección de proyectos
• Mejor toma de decisiones organizacional a través de una comunicación de proyecto más efectiva
• Mayor satisfacción del cliente y menos trabajo rehecho a través de la construcción de un producto de alta calidad la primera vez

Mejor definición, estimación y planificación del proyecto

 

 

¿Cuántas veces Ud. ha participado o escuchado en un proyecto que ha fallado estrepitosamente? O quizás tan solo no fue tan exitoso como se necesitaba. ¿Alguna vez ha dedicado tiempo a averiguar cuál fue la causa de qué el proyecto saliera mal? Si lo hizo, es probable que Ud. concluyera: “Ud. sabe, debiéramos haber dedicado más tiempo a la planificación del proyecto”.

La Dirección de Proyectos se concentra en planificar primero el trabajo. Esta es una disciplina vita, y permite al equipo de proyecto y al cliente tener una percepción común acerca de lo que el proyecto debe entregar, cuando estará terminado, cuál será su costo, quien realizará el trabajo y como se hará el trabajo. Ello incluye:

• Entendiendo y logrando acuerdo sobre los objetivos del proyecto, entregables, alcance, riesgo, enfoque, etc.
• Determinando si el caso de negocios original todavía es válido. Por ejemplo, un proyecto que requiere 10.000 horas de esfuerzo podría tener sentido para el negocio. Si en el proceso de planificación se determina que el esfuerzo es en realidad de 20.000 horas, podría ser que el proyecto ya no tenga sentido para el negocio.
• Asegurar que los recursos requeridos estarán disponibles cuando sean necesitados
• Disponer de una línea base de alto nivel contra la cual el progreso pueda ser comparado y medido
• Trabajar con su cliente tempranamente en el procesos usado para gestionar el proyecto

Declaración de Valor: Utilizar un proceso común de definición y planificación fija expectativas comunes y asegura que solo el trabajo correcto será ejecutado. Además permite la cancelación de proyectos que no tienen un caso de negocio viable.

Reutilización de Procesos y Plantillas

La gente entiende intuitivamente que es más rápido y barato reutilizar algo que ya existe que desarrollar algo similar desde cero. Si su organización crea un conjunto de procesos y plantillas de dirección de proyectos que son usadas consistentemente de proyecto a proyecto, casa instancia representa un ahorro de tiempo que en otro caso habría tenido que ser usado en construir el proceso desde cero.

Propuesta de valor: Utilizar procesos y plantillas de dirección de proyectos se traducirá en ahorros de costo y tiempo asociados con el ahorro de no tener que desarrollarlos desde cero para cada proyecto.

Procesos proactivos de Dirección de Proyectos

Las personas que se quejan que la dirección de proyectos es un exceso de trabajo innecesario (“Overhead”). Su proyecto deberá enfrentar problemas. El asunto es si Ud. los resolverá proactivamente o los entenderá en la medida que avance. Su proyecto deberá enfrentar riesgos potenciales. ¿Tratará Ud. de resolverlos antes qué ocurran, o esperará hasta que surjan los problemas? ¿Se comunicará Ud. proactivamente o hará frente a malos entendidos causados por falta de información del proyecto?

Las características del proyecto no van a cambiar use Ud. o no procesos formales de dirección de proyectos. LO que cambia es como los eventos son enfrentados cuando el proyecto está en progreso. ¿Serán ellos enfrentados desordenada y reactivamente, o proactivamente con un proceso adecuado?

Declaración de valor: Tener instaurados procesos proactivos y consistentes contribuirá a la larga a la ejecución de proyectos más rápido, más baratos y de un mayor nivel de calidad.

Comunicación más efectiva

La comunicación apropiada en un proyecto es un factor crítico de éxito para gestionar las expectativas del cliente y los involucrados. Si estas personas no se mantienen bien informados del progreso del proyecto, hay una gran probabilidad de problemas y dificultades debido a los distintos niveles de expectativas. En efecto, en muchos casos donde surgen conflictos, ellos no son a causa de un problema real, sino porque el cliente o gerente ha sido sorprendido.

Declaración e valor: La comunicación proactiva le permite a Ud. una mejor gestión de las expectativas y evitar malos entendidos y conflictos, y proporciona mejor información para la toma de decisiones.

Construyendo un producto de alta Calidad la primera vez

La gestión de Calidad es sobre instaurar procesos que aseguran que su trabajo es de alta calidad la primera vez. A través de la práctica de algunos simples procesos de gestión de calidad, Ud. puede entregar un alto nivel de calidad y evitar el gasto de tiempo de tener que reparar cosas en forma posterior. Muchos equipos de proyectos piensan que están en gran forma hasta que llegan al final y empiezan a detectar problemas en sus entregables. Entonces ellos se dan cuenta que tienen que rehacer un montón de trabajo, y de pronto el plazo se cumple y no estamos listos.

Declaración de Valor: La gestión de Calidad contribuye a que los entregables sean construidos correctamente la primera vez y ahorro costos a través de la detección de problemas tan pronto en el proyecto como sea posible.

Otros Puntos de Valor

Existen otros aspectos en la dirección de proyectos que proporcionan valor, incluyendo gestionar el alcance más efectivamente, definición y recolección de métricas, gestión proactiva de planes de trabajo, etc., Sin embargo, los puntos desarrollados anteriormente proporcionan una visión de cómo los argumentos de valor podrían ser desarrollados.

[content_box icon=»asterisk» title=»Resumen»]No es posible dar un conjunto exacto de argumentos que convenzan a los ejecutivos de todas las compañías. Los argumentos que utilice para una compañía pueden ser descartados de plano por otra compañía. Sin embargo, independiente de la realidad específica, los puntos de valor indicados probablemente serán verdaderos en todos los casos. El lugar para comenzar con la “Venta” de Dirección de Proyectos a sus ejecutivos es mirar que tipo de sufrimientos está enfrentando su organización hoy. Entonces, analice los distintos componentes de dirección de proyectos y vea como ellos podrían tener un impacto positivo en su ambiente. Fundamentalmente, Ud. no será capaz de vender dirección de proyectos usando métricas duras. La implementación de Dirección de Proyectos es una iniciativa de cambio cultural y para la mayor parte de las iniciativas de este tipo habrá que confiar en ciertos números aproximados. Este seguro que Ud, cubre los beneficios directos de los proyectos en términos de costo, fechas de término y calidad. También, esté seguro que relaciona estos beneficios del proyecto con la habilidad general de la organización de alcanzar sus metas de negocio actuales y construir la capacidad de alcanzar mejor beneficios de negocio y conducir el negocio hacia su visión de futuro.[/content_box]